W systemie OMEGA-PSIR jest możliwość wprowadzania informacji o konferencjach:
organizowanych przez jednostkę (dokumentacja działalności jednostki organizacyjnej, także na potrzeby przekazywania danych do systemu POL-on)
wydarzeniach (opis wydarzenia konferencyjnego, organizowanego przez dowolne podmioty, niekoniecznie z danej uczelni)
tytułach (opis opublikowanych materiałów pokonferencyjnych, punktowany lub niezależnie od obowiązujących w danym okresie ewaluacyjnym zasad).
Zakładka „Konferencje organizowane przez jednostki” służy do wprowadzania i gromadzenia opisów informacji o konferencjach organizowanych przez jednostki organizacyjne uczelni. Nazwa konferencji pobierana jest z listy głównej „Konferencje (wydarzenia)”. W powiązanym opisie konferencji (wydarzenia) przechowywane jest miejsce wydarzenia, rok, data rozpoczęcia i data zakończenia konferencji a także rodzaj konferencji – krajowa/międzynarodowa. Pozostałe dane związane z organizacją i przebiegiem konferencji wprowadza się w formularzu składającym się z dwóch zakładek:
...
W zakładce „Dane podstawowe” wprowadza się informacje identyfikujące konferencję, w tym wspomnianą już nazwę pobraną z indeksu „Konferencje (wydarzenia)”, pola alternatywnie obowiązkowe – jednostkę organizatora i/lub jednostkę współorganizatora z uczelni pobraną z indeksu „Afiliacje”, a także zewnętrzną jednostkę organizatora lub współorganizatora jeżeli dotyczy to danego wydarzenia. Jest to pole powtarzalne powiązane jest z indeksem „Instytucje (w tym autorzy instytucjonalni)”.
Podaje się tu także specyficzne dane wymagane odnośnie liczby uczestników konferencji, liczby uczestników prezentujących referaty, liczba uczestników prezentujących referaty, reprezentujących zagraniczne ośrodki naukowe, liczbę jednostek naukowych, których przedstawiciele brali udział w konferencji, a także procentowy udział referatów wygłoszonych przez osoby z zagranicznych ośrodków naukowych.
Wartość w polu „Procentowy udział referatów wygłoszonych przez osoby z zagranicznych ośrodków naukowych” powinna zostać wyliczona ręcznie przez redaktora, według następującego wzoru:
...
W polu „Procentowy udział referatów wygłoszonych przez osoby z zagranicznych ośrodków naukowych” należy wprowadzić nie ułamek lecz wartość procentową z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, z zastosowaniem separatora kropki, bez symbolu %.
Wartość ta nie jest wyznaczana automatycznie, ponieważ zdarza się, że jedna osoba reprezentująca zagraniczny ośrodek naukowy wygłasza kilka referatów, powyższy algorytm nie będzie wtedy prawidłowy. Należy uwzględnić faktyczną liczbę referatów wygłoszonych przez osoby reprezentujące zagraniczne ośrodki naukowe, a nie liczbę uczestników prezentujących referaty z zagranicznych ośrodków naukowych.
W polu „Pliki konferencji” można także załączyć dokumentację z nią związaną, czy też ulotkę konferencyjną.
...
W zakładce Opisy można wprowadzić dodatkowy opis związany z organizacją wydarzenia, uzupełniając pola opisy w języku polskim i/lub angielskim oraz pola słów kluczowych.
...
Instrukcja wprowadzania danych:
Zanim zacznie się wpisywać do bazy dany opis konferencji organizowanej przez jednostkę należy sprawdzić czy:
nie jest on w niej zarejestrowany; w tym celu:
Z menu “Funkcje Główne” wybierz “ Konferencje organizowane przez jednostkę”
W pole wyszukiwawcze wpisz np. fragment nazwy konferencji.
Kliknij „Szukaj”
Jeżeli dana konferencja nie jest zarejestrowane w bazie to można ją wprowadzić.
czy koniczyny do powiązania opis konferencji (wydarzenia) jest wprowadzony do bazy; w tym celu:
Z menu “Funkcje Pomocnicze” wybierz “ Konferencje (wydarzenia)”
W pole wyszukiwawcze wpisz np. fragment nazwy konferencji.
Kliknij „Szukaj”
Jeżeli dana konferencja:
nie jest zarejestrowane w bazie – trzeba ją wprowadzić;
jest zarejestrowana w bazie – można przejść do wypełniania pól formularza „Konferencji organizowanej przez jednostkę”
czy koniczyny do powiązania rekord jednostki organizatora (“Funkcje Pomocnicze” – “ Afiliacje”), opcjonalnie także zewnętrznej jednostki organizatora ((“Funkcje Pomocnicze” – “ Instytucje (w tym autorzy instytucjonalni”) jest wprowadzony do bazy; jeżeli nie wprowadzić go do bazy lub w przypadku braku uprawnień do rozszerzenia indeksu „Afiliacje” zgłosić się do redaktora z rozszerzonymi uprawnieniami.
Wypełnianie pól formularza:
Z menu “Funkcje Główne” wybierz “ Konferencje organizowane przez jednostkę”
Kliknij “Nowy”.
Wypełnić wszystkie pola obowiązkowe oznaczone gwiazdką lub jedno z pół oznaczone gwiazdką i literą.
Kliknij “Sprawdź poprawność”
Jeżeli system:
nie wyświetlił ostrzeżeń i błędów – kliknij “Zapisz”;
wyświetlił ostrzeżenia:
powróć do edycji rekordu – kliknij “Powrót do edycji”, popraw nieprawidłowości i kliknij “Sprawdź poprawność”, lub
kliknij “Zapisz” bez wprowadzania korekt
wyświetlił błędy:
popraw błędy i kliknij “Sprawdź poprawność”, kliknij “Zapisz”