Cele modułu
Celem Programu Mentoringu Projektowego Uczelni jest podniesienie jakości wniosków o zewnętrzne dofinansowanie projektów naukowych i w rezultacie zwiększenie liczby przyznanych grantów oraz podniesienie jakości realizacji projektów naukowych w Uczelni poprzez utworzenie kanału komunikacji pomiędzy doświadczonymi w realizacji projektów pracownikami Uczelni i pracownikami starającymi o granty lub je realizującymi.
Warunkiem zapewnienia drożności w komunikacji pomiędzy pracownikami wskazanych kategorii jest utworzenie łatwej w użytkowaniu i wyczerpującej bazy mentorów stanowiącej podstawowe źródło informacji dla potencjalnych mentorowanych o doświadczonych pracownikach deklarujących gotowość do wsparcia oraz o obszarze ich ekspertyzy. Baza powinna umożliwiać filtrowanie mentorów z uwzględnieniem różnorodnych kryteriów – szczegółowo opisanych w dalszej części dokumentu.
Wdrożony system informatyczny ma umożliwiać gromadzenie informacji o nawiązanych współpracach między mentorami a mentorowanymi, co umożliwi zarządzanie Programem oraz rozliczanie i gratyfikowanie mentorów (w sposób określony przez władze Uczelni).
Założenia
Przy realizacji systemu przyjęto następujące założenia:
Założenie 1
Przyjęto, że istnieje osoba „zarządzające” zespołem mentorów oraz kontrolująca ich działalność;
Każdy zalogowany użytkownik może przeszukać bazę mentorów i ewentualnie zgłosić zapotrzebowanie na pomoc w przygotowaniu wniosku projektowego;
Mentor otrzymujący zaproszenie do współpracy może zapoznać się ze szczegółami propozycji i może zaakceptować tę ofertę lub ją odrzucić. W przypadku odrzucenia oferty powinien podać uzasadnienie. Osoba
Zapotrzebowanie na pomoc w zakresie mentoringu powinno być rejestrowane w UBW jako rekord (rekord mentoringu); W zaakceptowanym rekordzie współpracy (mentoringu) osoba zgłaszająca jest nazywana „mentorowanym”, zaś mentor jest nazywany „mentorującym”. Rekord mentoringu powinien zawierać wszystkie informacje o współpracy mentorującego z mentorowanym oraz ocenę współpracy (po zakończeniu współpracy).
Założenie 2
Ponieważ przewiduje się powszechny dostęp do systemu mentoringu, przyjęto założenie, że komunikacja wszystkich użytkowników systemu z systemem, w szczególności mentorów i mentorowanych powinna być bardzo prosta i intuicyjna. Dlatego moduł mentoringu powinien być zrealizowany w taki sposób, aby interfejs wszystkich nowych funkcjonalności dla mentorujących i mentorowanych nie odbiegał od standardów interfejsu Bazy Wiedzy.
Założenie 3
Funkcjonalności modułu mentoringu powinny być powiązane z innymi istniejącymi modułami. W szczególności przyjęto, że efektem mentoringu jest nowy wniosek projektowy, a w dalszej kolejności uzyskany grant. Ponieważ wnioski i uzyskane projekty są obsługiwane przez Centrum Obsługi Projektów (COP), informacja o zakończeniu prac nad wnioskiem, jak też informacja o uzyskaniu projektu powinna docierać do osoby mentorowanej natychmiast po wprowadzenie przez COP określonych rekordów do bazy danych. Dlatego w rekordzie mentoringu przewidziane są linki (powiązania) do rekordów wniosku i projektu. Linki te są wprowadzane do rekordu mentoringu przez osobę mentorowaną po uzyskaniu wiedzy (poprzez e-mail i alert wygenerowany przez UBW po pojawieniu się odpowiednich rekordów w UBW). Linki te, a szczególnie link do uzyskanego grantu mogą stanowić o sukcesie współpracy w ramach mentoringu.
W związku z powyższym, w systemie przewidziano następujące grupy użytkowników:
Redaktor Naczelny – użytkownik merytoryczny zarządzający modułem mentoringu. Ma on do dyspozycji funkcje
Nadawania wybranym osobom roli „mentora”
uzupełnianie informacji o mentorze
wgląd do rekordów mentoringu i możliwość edycji wszystkich zapisanych w bazie danych rekordów mentoringu.
Zawieszanie (czasowe) i wycofywanie „mentorowi” roli mentora.
Funkcje kontrolne związane z mentoringiem, możliwość aktualizacji i zmian w rekordach współpracy;
Generowanie raportów związanych z działalnością mentorów, ich efektywnością, itp.
Mentor – pracownik Politechniki Warszawskiej, posiadający profil w Bazie Wiedzy, zgłoszony do Programu Mentoringu Projektowego Uczelni, deklarujący chęć objęcia opieką mentorską innych pracowników Uczelni. W module Mentoringu Mentor może obsługiwać zgłoszone do niego propozycje współpracy mentoringu, zgłaszane przez osobę potrzebującą wsparcia (akceptację współpracy, odrzucenie, ocenę współpracy z „mentorowanym”).
Mentorowany – pracownik lub doktorant Politechniki Warszawskiej, posiadający profil w Bazie Wiedzy, poszukujący mentora celem uzyskania wsparcia w realizacji projektu lub w staraniach o uzyskanie zewnętrznego finansowania dla projektu. W UBW mentorowany ma następujące funkcje
...
Przeglądanie i wyszukiwanie mentorów
...
tworzenie rekordu „współpracy” i uzupełnianie o informację dot. wniosku i ewentualnie projektu
...
The goals
The goal of the University's Project Mentoring Program is to increase the quality of applications for external funding for scientific projects and, as a result, to increase the number of grants awarded, as well as to improve the quality of scientific project implementation at the University by creating a channel of communication between University employees experienced in project implementation and employees applying for or implementing grants.
A prerequisite for ensuring permeability in communication between employees of the indicated categories is the creation of an easy-to-use and comprehensive database of mentors constituting a basic source of information for potential mentees about experienced employees declaring readiness to support them and their area of expertise. The database should allow mentors to be filtered by a variety of criteria - described in detail later in this document.
The implemented IT system is to enable the collection of information on established collaborations between mentors and mentees, which will make it possible to manage the Program and to account for and gratify mentors (in a manner determined by the University authorities).
Assumptions
The following assumptions were made in implementing the system:
Assumption 1
It is assumed that there is a person "managing" the team of mentors and controlling their activities;
Any logged-in user can search the mentor database and possibly request assistance in preparing a project proposal;
A mentor receiving an invitation to cooperate can review the details of the proposal and can accept the offer or reject it. If the offer is rejected, he or she should give reasons. Person
The request for mentoring assistance should be registered in the UKB as a record (mentoring record); In the approved cooperation (mentoring) record, the requesting person is called "mentored", while the mentor is called "mentor". The mentoring record should contain all information about the mentor's cooperation with the mentee, as well as an evaluation of the cooperation (after the cooperation has ended).
Assumption 2
Since universal access to the mentoring system is expected, it was assumed that communication of all system users with the system, especially mentors and mentored, should be very simple and intuitive. Therefore, the mentoring module should be implemented in such a way that the interface of all new functionality for mentors and mentees does not deviate from the interface standards of the Knowledge Base.
Assumption 3
The functionality of the mentoring module should be linked to other existing modules. In particular, it has been assumed that the result of mentoring is a new project application, followed by an obtained grant. Since applications and obtained projects are handled by the Project Service Center (COP), information about the completion of the application, as well as information about obtaining a project, should reach the mentored person immediately after the COP enters certain records into the database. Therefore, links (links) to the application and project records are provided in the mentoring record. These links are entered into the mentoring record by the mentored person after the knowledge is obtained (via e-mail and an alert generated by the COP after the relevant records appear in the COP). These links, especially the link to the grant obtained, can determine the success of the mentoring collaboration.
Accordingly, the system provides for the following user groups:
Editor-in-Chief - a content user who manages the mentoring module. He/she has the following functions at his/her disposal
Giving selected individuals the role of "mentor"
completing mentor information
insight into mentoring records and the ability to edit all mentoring records stored in the database.
Suspending (temporarily) and withdrawing the "mentor" role.
Control functions related to mentoring, the ability to update and change collaboration records;
Generate reports related to mentors' activities, their effectiveness, etc.
Mentor - an employee of Warsaw University of Technology, having a profile in the Knowledge Base, submitted to the University's Project Mentoring Program, declaring his/her willingness to mentor other employees of the University. In the Mentoring module, the Mentor can handle mentoring cooperation proposals submitted to him/her by the person needing support (acceptance of cooperation, rejection, evaluation of cooperation with the "mentored").
Mentored - a Warsaw University of Technology employee or doctoral student with a profile in the Knowledge Base seeking a mentor for support in implementing a project or in efforts to obtain external funding for a project. At UKB, a mentored person has the following functions.
Browse and search for mentors
Creation of a "cooperation" record and supplementation with information on the application and possibly the project
opinion of the mentoring service