W Bazie Wiedzy można wprowadzić opisy następujących multimediów: nagranie audio, wideo, obraz, animacja.
Formularz został podzielony na zakładki Dane podstawowe, Dane szczegółowe, Opisy i Powiązania.
Przede wszystkim należy wskazać typ materiału, który opisujemy. W zależności od tego, co wybierzemy, będziemy musieli uzupełnić nieco inne pola.
Pola obowiązkowe oznaczono gwiazdką, są to:
pole dotyczące odpowiedzialności
tytuł w języku polskim lub angielskim
rodzaj opisywanych materiałów multimedialnych
rok utworzenia
Pozostałe opla są opcjonalne, jednak warto uzupełnić ich jak najwięcej.
jeżeli opisujemy np. wykład nagrany i udostępniony na danej stronie, wówczas w polu Główny adres można wpisać URL pod którym materiał został zamieszczony
w polu Inne powiązane osoby można wpisać osoby, które w jakiś sposób brały udział w powstaniu materiału np. konsultantów
Zakładka Dane szczegółowe zawiera dodatkowe informacje, o które opis powinien zostać uzupełniony.
w formularzu można dołączać pliki (pole Pliki główne). Więcej na ten temat znajduje się w rozdziale 8. Dołączanie plików (formaty licencje) [roboczy]
W zakładce Opisy podajemy dodatkowe informacje opisujące treść publikacji oraz metadane ułatwiające użytkownikowi wyszukanie jej w bazie
W zakładce Powiązania można połączyć opis z innymi informacjami dostępnymi w bazie, takimi jak: Powiązany projekt, Powiązana książka.