Eksport do PBN może przeprowadzać administrator aplikacyjny posiadający określone uprawnienia (rola PBNexport). Funkcja eksportu do PBN-MS jest udostępniana tylko dla jednostek z drzewka afiliacji, dla których określono w ich profilu identyfikator PBN.Eksport danych w formacie PBN-MS jest możliwy tylko z poziomu panelu redaktora, po wybraniu publikacji w dziale Książki lub Artykuły i rozdziały (w tym materiały konferencyjne). 

Dodatkowo jest on dostępny tylko wtedy, gdy:

• dana jednostka jest wybrana jako jednostka bieżąca (z menu kontekstowego ukazującego się po użyciu prawego przycisku myszki na nazwie jednostki w drzewku afiliacji)

• w opisie jednostki jest podany identyfikator jednostki z systemu PBN-MS

• Identyfikator ten można pobrać ze strony PBN-MS i należy go wpisać do profilu jednostki w systemie Bazy Wiedzy jako pole

Identyfikator zewnętrzny  dostępne po załadowaniu danych słownikowych w zakładce Profil / Pola systemowe.

Zanim dokonany zostanie eksport należy zweryfikować dane za pomocą pytań o brakujące elementy.