Zarządzanie użytkownikami jest jedną z ważniejszych funkcji administracyjnych w codziennej eksploatacji systemu. Umożliwia zakładanie kont redaktorów, nadawanie odpowiednich uprawnień, nadawanie, rozszerzanie i zawężanie określonych ról, monitorowanie aktualnie przydzielonych ról. Funkcje zarządzania umożliwiają też usuwanie użytkowników.

Poniższy ekran prezentuje typy ról w BW.

Rola użytkownika określa jego uprawnienia dotyczące typów opisów oraz zakresu operacji, które może on wykonywać.

Aktualnie wyróżniono następujące role określające zakres operacji:

• admin administrator aplikacji (uprawnienia nieograniczone)

• superdataentry redaktor z podwyższonymi uprawnieniami (może edytować rekordy własne oraz rekordy utworzone przez innych redaktorów z jego jednostki)

• dataentry redaktor (może edytować tylko rekordy,  których jest właścicielem)

• superdownload może wykonywać eksport kompletnych danych z systemu (łącznie z danymi chronionymi

• betatester może wykonywać funkcje (nowe) w trybie testowanie, niedostępne jeszcze dla ogółu użytkowników 

• XMLimport może wykonywać import w formacie XML

• XMLexport może wykonywać eksport danych w formacie XML (na ten moment uprawnienie to obejmuje jedynie typy danych słownikowych, dane słownikowe oraz czasopisma)

• scoring może nadawać/korygować punktację w opisie czasopism

• manualScore może nadawać/korygować ręcznie punktację w publikacjach

• optimization może korzystać z modułu optymalizacji (zakładka Ewaluacja na profilu dyscypliny)

• PBNexport może korzystać z modułu transferu danych do PBN (zakładka Ewaluacja na profilu dyscypliny), w tym walidacja danych, symulacja eksportu oraz faktyczny transfer danych (o ile użytkownik posiada rolę Importera Publikacji w systemie PBN i wygenerował token użytkownika korzystając z przycisku udostępnionego w zakładce Ewaluacja)

• financeview może oglądać dane finansowe (np. w opisie projektów)

• statisticsview może oglądać generowane statystyki i inne dane zbiorcze

• versions może wykonywać globalne zmiany na typach, które nie podlegają ścisłej kontroli administratora

• selfedition może edytować dane na swoim profilu

• selfimport może importować własne publikacje (po DOI lub wybranym formacie) lub wprowadzać dane na formularzu do tego przeznaczonym (wprowadzony rekord pozostaje w statusie niekompletny)

Nadane (zgodnie z powyższymi rolami) uprawnienia funkcyjne można dodatkowo ograniczyć w następujący sposób:

• publications określone operacje edytorskie może wykonywać na wszystkich typach opisu dorobku naukowego (publikacje, projekty, patenty, prace doktorskie, prace dyplomowe, aktywności, osiągnięcia, itd.)

• diplomas określone operacje edytorskie może wykonywać tylko na typach opisu dorobku naukowego związanych z dyplomami (prace doktorskie, prace dyplomowe) 

• projects określone operacje edytorskie może wykonywać tylko na opisach projektów

• technology określone operacje edytorskie może wykonywać tylko na opisach technologii

Przykładowo, nadanie roli dataentry oraz publications – uprawnia użytkownika do edycji wszystkich typów opisu, ale tylko tych rekordów, których jest właścicielem.

Dodatkowo uprawnienia ogranicza też pole Poziom dostępu do edycji - przy ograniczeniu do konkretnego wydziału redaktor ma możliwość edytowania tylko rekordów utworzonych dla danego wydziału.