Przechowywane w bazie wiedzy instytucje mogą być różnych, nie wykluczających się kategorii. Na przykład instytucja może być jednostką naukową, a jednocześnie może pełnić funkcje wydawnicze.
Poprzez wybór kategorii określany jest charakter instytucji, co daje możliwość łączenia do obiektów innych typów. Na przykład jeżeli jednostka ma charakter instytucji finansującej badania, to można ją włączać do rekordu projekt jako jednostkę ogłaszającą konkurs, czy finansującą dany projekt.
Role instytucji w bazie wiedzy
Instytucje mogą pełnić różne role w systemie bazy wiedzy:
Mogą być łączone do publikacji jako autor korporatywny
W publikacji mogą wystąpić jako wydawca
Mogą występować jako afiliacja autora zewnętrznego
W projektach mogą być partnerami, członkami konsorcjum, wykonawcami, zleceniodawcami, itp.
W osiągnięciach - mogą być towarzystwami naukowymi przyznającymi ważne nagrody
Ad. 1 Podobnie jak w przypadku autorów indywidualnych, możliwe jest utrzymywanie bazy autorów instytucjonalnych. Baza ta powinna być wykorzystywana przy wypełnianiu pola ‘Autor instytucjonalny’ na takich samych zasadach jak baza autorów indywidualnych jest wykorzystywana przy wypełnianiu pola ‘Autor’.
Ad. 2 Instytucja Wydawca może być włączany jako wydawca do publikacji typu Monografia. Jeżeli dodatkowo jest to wydawca z listy MNiSW, to powoduje to nadanie punktów monografii.
Ad. 3 Ta funkcja jest niezwykle ważna jeżeli chcemy obrazować współpracę pomiędzy naszą uczelnią (i jej jednostkami) a instytucjami (uczelniami) zewnętrznymi.
Ad. 4 Instytucje są włączane do obiektów typu projekt. Pozwala to analizować współpracę międzynarodową, tworzyć statystyki efektywności takiej współpracy.
Ad. 5 Towarzystwa naukowe często pełnią różnorodne role w działalności naukowej - np są wydawcami, właścicielami baz danych, przyznają granty (często prestiżowe).
Zaleca się tworzyć opisy instytucji i zachowywać je w bazie. W przypadku gdy nie znajdujemy instytucji przy tworzeniu obiektu, to przy zapamiętywaniu warto wpisać instytucję na listę główną upewniając sie wcześniej, że nie tworzymy duplikatu. Przykładowy opis autora instytucjonalnego pokazano na poniższym rysunku.
Opis instytucji obejmuje następujące pola:
Pełna nazwa - pełna nazwa instytucji w j. pol. i ang.
Akronim - skrót nazwy instytucji
Inne formy - inne formy nazwy instytucji
Kategoria - oznaczamy kategorię instytucji np. instytucja naukowa, edukacyjna
Ze względu na to, że rekordy instytucji są wykorzystywane w wielu miejscach należy uzupełniać je istotnymi elementami opisu, m.in.:
zaznaczoną na rysunku flagą spełniania kryteriów uwzględnienia instytucji przy parametryzacji aktywności zawodowej
danymi adresowymi i kontaktowymi (zakładka Profil) do wizualizacji współpracy międzynarodowej.
Niezależnie od tego system ściąga dane (np. identyfikatory) z baz zewnętrznych (Scopus) aby zautomatyzować proces lokalizacji geograficznej.
Instytucje mogą tworzyć hierarchię, np. Wydawnictwo Oxford Press, może być połączone z Oxford University. Podobnie wydziały zewnętrznych jednostek mogą być połączone ze swoimi uczelniami.