Opisy w bazie powinny być unikalne. Każda osoba, publikacja, czy instytucja powinna być opisana tylko raz. Jeżeli widzimy w bazie różne warianty tego samego opisu, wówczas należy scalić je w jeden rekord.

Przyczyną powstania duplikatów mogą być m.in.:

• automatyczne pobieranie danych z innych systemów

• literówki w opisie

• inny zapis danych

• błędy redaktorów wprowadzających opisy.
  

W bazie można scalać obiekty różnego typu. Proces scalania wygląda podobnie, dlatego zostanie omówiony na dwóch przykładach: scalania profili autora i scalania opisów artykułu.

Scalanie profili autora

W pierwszym kroku należy zidentyfikować duplikaty.

Po wykonaniu wyszukiwania na liście wyświetlą się wyniki. Należy sprawdzić, które rekordy dotyczą tej samej osoby. W tym celu zweryfikuj:

• dane osobowe

• afiliację

• tematykę publikacji
  

Należy zdecydować, który z opisów jest najpełniejszy i będzie opisem nadrzędnym podczas scalania.

Instrukcja scalania:

• zaznacz rekordy, które chcesz połączyć, a następnie kliknij połącz zaznaczone rekordy

• zaznacz jeden z rekordów, który ma być rekordem docelowym i wybierz jedną z możliwości połączenia

  • opcja połącz zaznaczone rekordy (również w historii) to scalanie z uwzględnieniem zapisów historycznych, np.:
    

    

    Jeżeli wybierzemy “Władysław Wieczorek” jako autor docelowy to po wykonaniu takiego scalenia, w indeksie Autorzy / Pracownicy będzie występował tylko wskazany autor docelowy, a wszystkie publikacje będą opisane “Władysław Wieczorek”.
    

  • opcja połącz zaznaczone rekordy to scalanie bez uwzględnienia zapisów historycznych, np.
    

    

    
    Jeżeli wybierzemy “Monika Gajewska-Lis” jako autor docelowy to po wykonaniu takiego scalenia, w indeksie Autorzy / Pracownicy będzie występował tylko wskazany autor docelowy, a opisy publikacji pozostaną bez zmian.
    Opcja przydatna przy zmianie nazwiska lub afiliacji - nie powoduje ich zmiany w publikacjach historycznych, ale pozwala na przyporządkowanie do wybranego profilu.

  • opcja Scalanie danych umożliwia wyświetlenie różnic w opisie autora. Można zdecydować, która wartość ma być docelowa, wybierając ją z dostępnych wartości (przy przenoszeniu danych między kolumnami należy posługiwać się symbolami “<“ lub “+” “x” przy wyświetlanych wariantach)

Po kliknięciu Zastosuj pojawi się okno, w którym system jeszcze raz zapyta nas o to, czy chcemy połączyć rekordy w historii. Można także zapisać stworzony przez naz profil jako nowy rekord, bez usuwania poprzednich, poprzez kliknięcie Zapisz jako nowy rekord. Kliknięcie Scalanie danych spowoduje powrót do poprzedniego okna (z możliwością wyboru odpowiednich wariantów profili)

• po wybraniu odpowiedniej opcji, system zapyta jeszcze raz, czy na pewno chcemy połączyć rekordy korzystając z wybranej opcji. Kliknięcie Tak spowoduje połączenie rekordów

  

Scalanie opisów artykułów

• po wykonaniu wyszukiwania należy zaznaczyć rekordy, które chcemy połączyć, a następnie kliknąć połącz zaznaczone rekordy

• należy zaznaczyć jeden z rekordów, który ma być rekordem docelowym i wybrać jedną z możliwości połączenia zaznaczonych rekordów. Tak samo jak w przypadku scalania profili autora mamy do wyboru trzy opcje:

  • połącz zaznaczone rekordy (również w historii)

  • połącz zaznaczone rekordy

  • scalanie danych

• po wybraniu odpowiedniej opcji, system zapyta jeszcze raz, czy na pewno chcemy połączyć rekordy korzystając z wybranej opcji. Kliknięcie Tak spowoduje połączenie rekordów