Wprowadzanie danych

Owned by monika.gajewska
Last updated: May 22, 2020 by Karolina Zadroga
3 min read

Przed rozpoczęciem wprowadzania danych należy sprawdzić, czy dany rekord nie jest już w bazie zarejestrowany. Najbardziej pewnym sposobem identyfikacji duplikatu jest identyfikator zewnętrzny.

W przypadku osoby może to być numer ORCID. Mniej pewnym, ale także dobrym sposobem będzie wyszukiwanie według nazwiska.

W przypadku publikacji istotnym identyfikatorem jest DOI, dlatego zaleca się identyfikację duplikatu publikacji przez wyszukanie za pomocą numeru DOI. Jeżeli takie wyszukiwanie nie daje efektu, zaleca się także identyfikację duplikatu przez wyszukiwanie poprzez tytuł.

Wprowadzanie danych do Bazy Wiedzy można realizować na kilka sposobów:

a)      tradycyjnie, tj. poprzez wywołanie pustego formularza danych (funkcja Dodaj nowy)

b)      za pomocą automatycznego wczytania danych bibliograficznych przez podanie DOI

c)      poprzez automatyczny import danych (Scopus, Pubmed)

d)      poprzez import danych z pliku w formacie BibTeX lub RIS

Podpunkt “a” został omówiony w rozdziale Typy wprowadzanych danych

Podpunkty “b”-”d” zostały omówione w rozdziale Importowanie danych do Bazy Wiedzy .

 

Uwagi ogólne związane z wprowadzaniem nowych danych:

  • w formularzach dostępne są 3 kategorie pól:

    • wypełniane z indeksów (zacznij wpisywać słowo, następnie wybierz z listy odpowiednią pozycję)

    • wypełniane ręcznie

    • checkbox

  • przy wprowadzaniu danych korzystaj z dostępnych indeksów. W przypadku publikacji są to m. in. indeksy:

    • autorski: (autor i autor instytucjonalny)

    • języki

    • czasopisma i serie

    • konferencje (wydarzenia)

    • konferencje (tytuł)

    • kraje

    • kierunki studiów

    • specjalności

Indeksy mogą być rozszerzane w zależności od potrzeb i uprawnień redaktorów. Więcej w rozdziale Funkcje pomocnicze - indeksy i słowniki

  • sprawdź, czy dane pomocnicze są wpisane do bazy, jeśli nie – rozszerz indeks lub zgłoś taką potrzebę do osoby z odpowiednimi uprawnieniami

  • w formularzach do wpisywania danych pola obowiązkowe są oznaczone gwiazdką lub gwiazdką z dodatkowym oznaczeniem literowym „a” lub „c”:

    • litera „a” oznacza pole alternatywnie obowiązkowe, to znaczy, jedno z pól w danej kategorii np. Nazwa wynalazku w języku polskim lub Nazwa wynalazku w języku angielskim musi zostać wypełnione.

    • litera „c” oznacza pole warunkowo obowiązkowe to znaczy, że jeżeli wpisze się dane w pole Numer zgłoszenia, to trzeba też wypełnić pole Data zgłoszenia.

Jeżeli pole obowiązkowe nie zostanie wypełnione to podczas próby zapisania rekordu pojawi się komunikat wyróżniony czerwonym kolorem – “Wartość jest wymagana”.

 

  • przy nazwie niektórych pól występują checkboxy, który służą do zaznaczenia, że zawartość tych pól została zweryfikowana przez redaktora z podwyższonymi uprawnieniami. Zastosowanie tej opcji spowoduje zablokowanie możliwości edycji danych w polu, nawet przez właściciela rekordu.

  • po wpisaniu danych należy użyć funkcji Sprawdź poprawność. Jeśli pojawi się komunikat o błędach, system nie pozwoli zapisać rekordu; jeśli wystąpią ostrzeżenia – można zapisać rekord, ale warto uważnie przeczytać ostrzeżenia, zidentyfikować potencjalne braki i błędy i poprawić rekord. W tym celu należy kliknąć “Powrót do edycji”.