Zasady zarządzania bazą czasopism w obrębie użytkowników OMEGA-PSIR

W związku z tym iż

• Politechnika Warszawska w ramach Subskrypcji dostarcza aktualizacje bazy czasopism punktowanych MEiN (poprzednio: MNiSW)

• Subskrybenci są zainteresowani uzupełnianiem bazy czasopism o pozycje spoza wykazu MEiN (poprzednio: MNiSW) bądź też wzbogacanie rekordów bazy punktowanej o dodatkowe dane

uruchomione będzie prowadzenie wspólnej bazy czasopism z udziałem redaktorów oraz weryfikatorów wytypowanych przez zainteresowane instytucje (uczelnie).

Celem zapewnienia wysokiej jakości bazy, w szczególności uniknięcia duplikatów w pozycjach niepunktowanych oraz zapewnienia spójności podczas aktualizacji bazy wprowadzamy następującą procedurę:

Edycja wspólnej bazy czasopism

1. Uczelnia wyrażająca wolę dodawania lub weryfikacji rekordów czasopism powinna czynności te realizować na środowisku referencyjnym producenta

2. Referencyjna baza czasopism umieszczona jest na środowisku https://omega-uat.ii.pw.edu.pl, które w przyszłości będzie również zawierać inne bazy referencyjne, np. baza instytucji, rodzaje projektów/programów.

3. Środowisko baz referencyjnych nie może być używane do celów testowania, szkoleń, czy też innych działań, które mogłyby doprowadzić do niepożądanych zmian baz referencyjnych.

4. Wniosek o założenie konta w systemie referencyjnym można złożyć za pośrednictwem strony: https://omega-psir.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/17/group/43/create/197

5. W zależności od przyznanych uprawnień, użytkownik który uzyska dostęp do systemu referencyjnego uprawniony będzie do:

   1. dodawania opisów czasopism i/lub edycji opisów czasopism

   2. weryfikacji opisów czasopism

6. W gestii administratora bazy czasopism pozostaje:

   1. usuwanie i/lub scalanie opisów czasopism

   2. okresowa aktualizacja wskaźników (metryk) czasopism, np. punktacja MNiSW

   3. masowe dodawanie opisów czasopism

7. Każda zmiana rekordu wymaga akceptacji innego użytkownika uprawnionego do weryfikacji zmian w opisach czasopism.

8. Użytkownik może uzyskać uprawnienia:

   1. redaktora opisów czasopism (superdataentry/dataentry)

   2. weryfikatora opisów czasopism

   3. redaktora i jednocześnie weryfikatora opisów czasopism

9. Weryfikator bez roli superdataentry, może edytować i weryfikować istniejące rekordy, nie może natomiast tworzyć nowych rekordów.

10. System realizuje ograniczenia w zakresie danych modyfikowanych przez redaktorów/weryfikatorów
    Nie mają oni dostępu edycji do następujących pól:

    score                           Punktacja (z ostatniego wykazu)

    impactFactor              Impact Factor

    nameOfLists               Lista

    indicator                     Wskaźniki

    discipline                    Obszar, dziedzina, dyscyplina nauki

    discipline20                Dyscyplina naukowa (Ustawa 2.0)

    asjc                              Klasyfikacja ASJC

    osj                               Dziedzina OSJ

11. Obowiązują następujące ograniczenia dotyczące pracy weryfikatorów:

    1. weryfikator nie może weryfikować rekordów, które utworzył (jest ich właścicielem)

    2. weryfikator nie może weryfikować rekordów, których był ostatnim modyfikatorem, ale nie zmienił statusu na Zweryfikowany (verified)

    3. weryfikator nie może weryfikować rekordów, które w ostatniej modyfikacji zostały zweryfikowane przez innego weryfikatora

12. Warto zwrócić uwagę, że dopuszczalna jest weryfikacja w szczególnych przypadkach::

    1. weryfikator może weryfikować rekordy, których nie był ostatnim modyfikatorem, a status rekordu nie został ustawiony na Zweryfikowany (verified)

    2. weryfikator może weryfikować rekordy, które ostatnio zweryfikował, czyli wraca do edycji rekordu oznaczonego przez siebie jako Zweryfikowany (verified)

13. W związku z powyższym, po najechaniu myszką na ikonkę edycji rekordu, mogą pojawiać się stosowne ostrzeżenia:

    1. Edytuj (użytkownik jest właścicielem rekordu lub jego ostatnim modyfikatorem, weryfikacja musi być przeprowadzona przez innego weryfikatora)

    2. Edytuj (ten rekord jest Zweryfikowany przez bieżącego użytkownika, jeśli użytkownik zakończy edycję oznaczeniem weryfikacji, to modyfikacja nie będzie wymagała ponownej weryfikacji przez innego weryfikatora)

    3. Edytuj (ten rekord jest Zweryfikowany przez innego użytkownika, modyfikacja będzie wymagała ponownej weryfikacji przez innego weryfikatora)

14. Proponujemy, aby wszystkie instytucje, które zamierzają uczestniczyć w prowadzeniu wspólnej bazy czasopism, wyznaczyły po dwie osoby odpowiedzialne za redagowanie opisów czasopism:

    1. jednego redaktora

    2. jednego weryfikatora

15. Kto może edytować rekordy oznaczone jako Zweryfikowane?
    Wprowadzono specjalny przełącznik, który określa czy rekordy Zweryfikowane mogą edytować:

    1. tylko weryfikatorzy

    2. weryfikatorzy oraz redaktorzy

Powiadamianie o zmianach i weryfikacja

1. Rekordy zmienione w bazie czasopism można wyszukiwać z wykorzystaniem standardowych kryteriów związanych z datą ostatniej zmiany. W celu odnalezienia rekordów wymagających weryfikacji należy wykorzystać status rekordu i poszukiwać rekordów, które posiadają status Kompletny (Rekordy o statusie Niekompletny powinny być raczej w pierwszym rzędzie uzupełnione przez redaktora).

2. Poza powyższymi kryteriami wyszukiwania można dodać inne filtry (np. dyscyplina, liczba punktów), które zawężą zbiór rekordów do obszaru zainteresowania danego weryfikatora.

3. Wskazane wyszukiwanie można wykonywać każdorazowo, gdy zamierzamy ustanowić zbiór rekordów, którymi chcemy się zająć w celu ich weryfikacji.

4. Dużym ułatwieniem może być wykorzystanie mechanizmu alertów, które przy odpowiednim ustawieniu będą powodowały powiadamianie o konieczności wykonania weryfikacji na automatycznie generowanym wyniku wyszukiwania obejmującym zmienione rekordy czasopism wymagające weryfikacji.

5. Alert należy założyć w następujący sposób:

   1. określenie i wykonanie wyszukiwania, którego wynik będzie stanowił zbiór “obserwowanych“ rekordów (patrz kryteria wymienione w p. 1-2)
      
      

      Open

      

       

   2. przetestowanie, czy zdefiniowane wyszukiwanie, odpowiada oczekiwaniom

   3. ustanowienie alertu na bazie zdefiniowanego wyszukiwania
      
      

      Open

      

       

6. Problemem pozostaje jak zachęcić weryfikatorów do systematycznego działania i dbania o to, aby w miarę na bieżąco, wszystkie rekordy były zweryfikowane.

Aktualizacja bazy czasopism w systemie lokalnym użytkownika systemu OMEGA-PSIR

Aktualizowanie lokalnej bazy czasopism w Instytucji (Uczelni) - użytkownika może odbywać się na kilka sposobów:

1. W przypadku Instytucji (Uczelni) korzystającej z automatycznej aktualizacji systemu OMEGA-PSIR, aktualizowanie bazy czasopism może odbywać się w ramach aktualizacji systemu i innych słowników. Takie rozwiązanie będzie powodowało automatyczne synchronizowanie lokalnej bazy czasopism ze wspólną bazą czasopism utrzymywaną w instalacji referencyjnej.

2. Samodzielna aktualizacja bazy czasopism może być wykonywana poprzez zaimportowanie pliku(-ów) XML zawierających aktualizowane rekordy, przy czym

   1. mogą to być pliki udostępnione przez administratora wspólnej bazy czasopism

   2. pobrane samodzielnie przez administratora systemu Instytucji (Uczelni) - użytkownika, ze wspólnej bazy czasopism z wykorzystaniem funkcji eksportu XML

1. Samodzielne pobieranie danych ze wspólnej bazy czasopism (punkt 2b powyżej) powinno dotyczyć niezbyt wielkiej liczby rekordów i przykładowo powinno być wykonywane w następujących sytuacjach:

   1. po dokonaniu zmian własnych we wspólnej bazie czasopism i uzyskaniu statusu Zweryfikowany zmienionych rekordów

   2. po uzyskaniu informacji, że inne ośrodki dokonały znaczących zmian w obszarze czasopism wykorzystywanych potencjalnie w publikacjach użytkownika

   3. okresowe sprawdzanie, czy w bazie referencyjnej zaistniały zmiany lub powstały nowe rekordy czasopism od czasu poprzedniego sprawdzenia połączonego z pobraniem zmian.

   4. rekordy zmienione w bazie czasopism można wyszukiwać z wykorzystaniem standardowych kryteriów związanych z datą ostatniej zmiany. W celu odnalezienia rekordów do pobierania należy wykorzystać status rekordu i poszukiwać rekordów, które posiadają status Zweryfikowany.

   5. Okresowe sprawdzanie może być wspomagane poprzez ustawienie odpowiednich alertów.
      
      

       

Dopisywanie nowych i modyfikacja rekordów w lokalnej bazie czasopism użytkownika systemu OMEGA-PSIR

1. Kategorycznie zaleca się, aby zarówno tworzenie nowych rekordów jak i wszelkie modyfikacje wykonywane były wyłącznie we wspólnej bazie czasopism prowadzonej w instalacji referencyjnej

2. W niektórych przypadkach, dopuszcza się dopisywanie nowych rekordów w lokalnej bazie, ale może to obejmować tylko bardzo wyjątkowe sytuacje. np.

   1. wiadomo, że dane czasopismo ma zasięg całkowicie lokalny i na pewno nie będzie używane przez inne instytucje

   2. inne ważne względy wskazujące, że dane czasopismo nie powinno znaleźć się we wspólnej bazie czasopism

3. Należy się liczyć z tym, że tworzenie nowych rekordów w lokalnej bazie może doprowadzić do powstania duplikatów wskutek pobierania danych ze wspólnej bazy danych i wtedy będzie zachodziła konieczność scalania tych duplikatów.

Zarządzanie wspólną bazą czasopism przez Administratora PW

1. Aktualizacja wskaźników czasopism będzie wykonywana okresowo zgodnie z okresowym ustalaniem nowych wskaźników przez instytucję dostarczyciela danych wskaźników

2. Baza czasopism będzie też synchronizowana z bazą czasopism PBN, w szczególności pod kątem punktacji MNiSW, przypisania dyscyplin oraz ISSN i e-ISSN

1. Administrator bazy będzie odpowiedzialny za usuwanie i/lub scalanie opisów czasopism.
   Scalanie wiąże się z koniecznością uruchamiania w instalacjach użytkowników skryptu realizującego scalanie rekordów czasopism w bazach użytkowników na poziomie lokalnej bazy czasopism i w publikacjach.

2. W przypadku zaistnienia potrzeby dodania większej liczby opisów czasopism na podstawie danych przygotowanych w formie elektronicznej, Administrator przygotuje odpowiednie narzędzie i przeprowadzi import tych danych