Moduł Danych Badawczych w systemie UBW

Głównym zadaniem Modułu Repozytorium Danych Badawczych jest stworzenie naukowcom możliwości deponowania w Uczelnianej Bazie WIedzy danych badawczych realizowanych w projektach badawczych, zgodnie z wymogami głównych instytucji finansujących badania, obecnie przede wszystkim NCN. Ponadto a moduł ma pozwlić Uczelni gromadzić pełną wiedzę o danych badawczych naukowców Uczelni, dostępnych w świecie, a realizowanych przez pracowników uczelni.

Poza wymaganiami formalnymi związanymi z wymogami NCN, czy szerzej, Unii Europejskiej, istotnym zadaniem repozytorium jest z jednej strony spełnienie warunków otwartej nauki, z drugiej zaś, możliwie kompleksowe promowanie osiągnięć naukowych pracowników Uczelni.

Przyjęte założenia

Podstawowym celem modułu danych badawczych jest możliwość deponowania danych badawczych przez naukowców uczelni, w taki sposób, aby spełnione były wymagania repozytoriów danych badawczych, w szczególności te wymagania jakie są narzucane przez krajowych grantodawców. To narzuca szereg warunków, jakie muszą być spełnione. Można je pogrupować według ich charakteru na: 

1. Organizacyjne 

2. Techniczne  

   1. związane z możliwościami systemu, jego funkcjonalnościami i charakterystykami 

   2. związane z wdrożeniem określonych procedur przez zespół CI

3. Poza uwarunkowaniami powyższymi niezwykle ważne jest, aby moduł upowszechniał w świecie wiedzę o danych badawczych naukowców Uczelni. Wyróżniamy więc także wymagania związane z „widocznością” danych badawczych w świecie (zarówno przez użytkowników końcowych, jak też w najważniejszych globalnych serwisach informacyjnych. Dlatego uwzględniane są wymogi głównych globalnych dostawców informacji naukowych. 

Założenia organizacyjne 

Jednym z ważniejszych założeń organizacyjnych jest założenie, że dane badawcze są wprowadzane samodzielnie przez naukowców pragnących zdeponować swoje dane. Ponieważ proces wprowadzania danych nie jest prosty i wymaga określonej wiedzy, postaje w PW specjalna służba wspierająca wprowadzanie danych przez naukowców. Wprowadzono następujące role: 

1. rolę menedżera repozytorium 

2. rolę redaktorów weryfikujących poprawność danych wprowadzanych przez naukowców   

3. rolę data-stewardów – są to osoby wspierające naukowców w procesie wprowadzania danych.

W repozytorium można zdeponować dane: 

1. z projektów krajowych i międzynarodowych pozyskanych przez Uczelnię – zachodzi konieczność powiązania danych z odpowiednim projektem i publikacją (jeżeli powstała) 

2. z projektów krajowych i międzynarodowych niepozyskanych przez PW, ale pracownik jest np. wykonawcą grantu – konieczność dodania informacji o źródle finansowania w odpowiednim polu (konieczność dodania takiego pola) 

3. powstałe z grantów wewnętrznych (np. IDUB; środki wydziałowe itd.). Zachodzi konieczność dodania tej informacji w odpowiednim polu o źródle finansowania

4. niepowstałych w ramach żadnego grantu, przyjmuje się, że dane badawcze są efektem prac własnych.

Rolą Uczelnianej BW jest gromadzenie możliwie kompletnej informacji o dorobku naukowców Uczelni, dlatego zakłada się, że oprócz deponowanych danych w repozytorium gromadzone są także metadane o danych badawczych zdeponowanych poza UBW (rekordy referencyjne).

Dla danych badawczych zdeponowanych w UBW, Uczelnia jest wydawcą. 

Możliwości funkcjonalne modułu

Nadawanie DOI

Najważniejszą cechą systemu jest trwałość składowanych danych. Wiąże się to z koniecznością nadawania trwałych identyfikatorów globalnych (DOI). Istotną tego konsekwencją jest warunek nieusuwalności rekordów, wraz ze zdeponowanymi danymi. Co więcej, rekordów tych nie można zmieniać,  nawet jeżeli przestają być aktualne.  

Pojawienie się nowszych (lepszych, bardziej adekwatnych) danych badawczych w działalności autora skutkuje potrzebą utworzenia nowej wersji. To oznacza konieczność wdrożenia wielowersyjności. Ponadto, w celu usunięcia niebezpieczeństwa, że ktoś wciąż może nieświadomie próbować korzystać z poprzedniej wersji, system powinien zawsze pokazywać wszystkie wersje danych badawczych w jednym widoku i wyjaśniać na czym polegają zmiany w każdej kolejnej wersji i jakie są pomiędzy nimi różnice.     

Wielowersyjność

Odpowiedzialność naukowców za wiarygodność i jakość danych badawczych wymusza na docelowym systemie, aby to naukowiec mógł własnoręcznie wprowadzić opis swoich danych badawczych. Wiążą się z tym następujące funkcjonalności: 

1. istnienie przyjaznego interfejsu wprowadzania danych, takiego, aby naukowiec mógł samodzielnie wprowadzić rekord metadanych oraz zdeponować dane badawcze w repozytorium.  

2. proces wprowadzania danych może trwać dłużej niż typowy proces wprowadzania danych bazach tranzakcyjnych, dlatego:   

   1. w dowolnym momencie można go przerwać i móc powrócić do niego bez utraty danych; 

   2. można skonsultować się z opiekunem (data steward) – przedmiotem konsultacji mogą być sprawy techniczne związane z wprowadzaniem danych, jak też merytoryczne, np. konsultacje w zakresie sposobu udostępniania, licencji,    

   3. po zakończeniu fazy edycji naukowiec daje czas redaktorowi i/lub data stewardowi na zweryfikowanie poprawności i kompletności danych; 

Z uwagi na powyższe założenia wyróżnia się w cyklu życia danych badawczych następujące etapy:

1. Wprowadzania danych (faza edycji danych) 

2. Weryfikacji danych przez redaktora i/lub stewarda

   1. stwierdzenie błędów i powrót do (1)

   2. akceptacja metadanych i zdeponowanych plików i przejście do etapu opublikowania 

3. Opublikowanie wersji (zamrożenie zmian)

   1. Nadania identyfikatora DOI  - opcja

   2. zmiana stanu na opublikowane

4. utworzenia nowej wersji (przejście do etapu (1) dla tworzonej wersji)

W momencie nadania DOI określona wersja przestaje być edytowalna. Ewentualne drobne zmiany mogą polegać na usunięciu literówek przez stewarda. Wzbogacenie danych w ramach kolejnych prac badawczych może wymagać utworzenia nowej wersji danych. Decyzję o utworzeniu nowej wersji danych podejmuje naukowiec w uzgodnieniu ze stewardem. Również decyzja o nadaniu DOI nowej wersji jest podjęta po uzgodnieniu ze stewardem.