Zasadnicze pola opisu bibliograficznego to:
autor, redaktor, tytuł, język, data wydania, dane wydawcy, paginacja, ISBN, DOI, URL, plik z PDF, okładka, streszczenie w jęz. polskim i angielskim, słowa kluczowe w jęz. polskim i angielskim.
Autor – w każdym typie publikacji wprowadzanych do repozytorium występuje pole autorskie, zawsze sprawdzamy czy dany autor znajduje się w bazie, w tym celu korzystamy z indeksu autorskiego: przy próbie wpisania kolejnego autora w okienku pojawią się podpowiedzi z indeksu autorskiego (rysunek poniżej). Jeżeli na liście nie ma danego autora, wprowadzamy nowego autora, wpisując nazwisko i pełne imię oraz dane dotyczące autora. Jeżeli zaznaczamy opcje ‘aktywny’, autor będzie wyszukiwany w zakładce Pracownicy.
Jeżeli wybierzemy autora z listy, w przypadku, gdy jest to autor z naszej uczelni zostaje ściągnięta do rekordu struktura opisująca autora, obejmująca imię, nazwisko, afiliację, dyscypliny zadeklarowane (nie więcej niż 2), aktualny status w uczelni itp. Strukturę taką pokazuje (rysunek poniżej). W strukturze tej można dokonać zmian bez obaw, że będą one zapisane w rekordzie naukowca – będą one jedynie zapisane „lokalnie” w realizowanym opisie bibliograficznym. Zmiany mogą dotyczyć każdego z dostępnych pól (łącznie z nazwiskiem. Oznacza to, że jeżeli autor opublikował pracę pod innym nazwiskiem, to należy to nazwisko wprowadzić do tej struktury. Jeżeli dana publikacja była zrealizowana na rzecz innej afiliacji niż obecna, to też należy ten fakt uwzględnić, zmieniając afiliację.
...
Po wybraniu autora (autorów) na ekranie widzimy ich w kolejności wprowadzania (rysunek poniżej).
...
Kolejność tę można zmienić przez uchwycenie elementu i przesunięcie w wymagane miejsce („drag & drop”), jak na rysunku poniżej.
...
Jeżeli przy nazwisku widnieje więcej niż jedna dyscyplina wybieramy właściwą (zgodnie z ustaleniami z autorem).
Jeżeli wprowadzamy nowego autora niebędącego na liście, podajemy imię nazwisko i jeżeli jest to możliwe, to także afiliację. Autora możemy wpisać z inicjałem imienia, jeśli problematyczne jest ustalenie jego pełnej wersji.
Dla autorów zewnętrznych stosuje się afiliację zewnętrzną. Afiliacje zewnętrzną stosuje się także w przypadku, kiedy autor jest pracownikiem jednostki, ale publikację przypisuje innej jednostce naukowej (zewnętrznej)
Autor instytucjonalny – wprowadzamy, jeżeli nie możemy ustalić autora indywidualnego. Podajemy wówczas nazwę Instytucji sprawczej lub Organizatora, np. instytut, stowarzyszenie, klub.
Autor zbiorowy – dotyczy nazwy dużego zespołu autorów, np. CMS Collaboration
Redaktor – postępujemy jak w przypadku autora – wprowadzamy do formularza naukowca z indeksu autorskiego, z afiliacją, jeżeli są to autorzy z naszej jednostki lub jeżeli redaktorem jest autor z zewnątrz, wpisujemy nazwisko i inicjał imienia.
Wprowadzanie publikacji afiliowanych przy wielu jednostkach
wprowadzamy wszystkie, publikacje autora afiliujemy przy właściwej jednostce
jeśli wg oświadczenia autora publikacja jest afiliowana poza jednostką, podajemy dodatkowo w tej publikacji, w danych autora jego afiliację zewnętrzną – z rozwijalnej listy (przykład: poniżej). Jeżeli nie ma na liście nazwy odpowiedniej jednostki zewnętrznej – należy ja dopisać w zakładce ‘Autorzy instytucjonalni’ (przy założeniu, że instytucja ta będzie się powtarzać przy innych publikacjach).
Uwaga: nie zmieniamy w opisie nic w Afiliacji wewnętrznej autora (czyli jednostce, do której należy).
Flaga Pomijane przy ocenie parametrycznej jest zaznaczana tylko w szczególnych przypadkach. W tym przypadku nie zaznaczamy jej
Afiliacja wewnętrzna umożliwia odszukanie publikacji nawet przy zaznaczeniu jednostki autora, natomiast podanie afiliacji zewnętrznej wskazuje, że tej publikacji autor nie afiliuje przy jednostce
Poniżej zrzut z ekranu przedstawiający dodanie afiliacji zewnętrznej
...
Całkowita liczba autorów
W opisie książek i artykułów dodano pole „całkowita liczba autorów”, które musi być wypełnione obowiązkowo, jeżeli liczba autorów publikacji jest większa niż liczba wprowadzonych autorów (wpisani powinni być wszyscy autorzy z jednostki oraz obowiązkowo pierwszy autor publikacji. W polu wpisuje się liczbę wszystkich autorów (łącznie z już wprowadzonymi).
W przypadku, kiedy podajemy wszystkich autorów publikacji, system automatycznie wypełni pole – Całkowita liczba autorów przy zapisie rekordu.
Tytuł publikacji - podajemy w jęz. polskim i /lub w jęz. angielskim, wpisujemy „z ręki”
Język publikacji - pobieramy z indeksu, wpisujemy w pole pierwsze trzy litery wyrazu np. pol, wówczas otwiera się stosowny indeks. W indeksie zaciągnięto 2 literowe kody języków krajów zgodnie z obowiązującą normą ISO 639-1.
Data wydania – oznacza rok wydania danej publikacji, wpisujemy „z ręki”
Dane wydawcy – (dotyczy wydawnictw monograficznych) wybieramy z listy. Jeżeli brak na liście, należy wydawcę dodać do listy instytucji (z flagą Wydawca).
Dane o czasopiśmie - opisując artykuł w czasopiśmie, pobieramy z indeksu tytuł czasopisma lub (jeśli brak tytułu) zgłaszamy administratorowi aplikacji konieczność wpisania nowego tytułu, dane dotyczące tomu, wolumenu, numeru, zeszytu czasopisma wpisujemy bez dodatkowych skrótów typu: vol., tom, z. Przy prezentacji danych system sam dostawia odpowiednie skróty. Jeśli nie znamy numeru tomu/woluminu, w polu tom – należy wpisać 0, czego rezultatem będzie ignorowanie tej informacji przy prezentowaniu opisu. Istnieje możliwość tworzenia opisu nowego czasopisma przez redaktorów, ale tylko w bardzo wyjątkowych sytuacjach, w przypadku unikatowych czasopism, jeśli zakładamy że istnieje minimalna możliwość powtórzenia tego tytułu.
Uwaga: nie tworzymy sami własnej lokalnej wersji tytułu czasopisma.
Paginacja – wpisujemy „z ręki” liczbę stron np. 250-250 (w przypadku jednej strony) lub 340-346 bez słownych określników typu: s, ss, p., system automatycznie wylicza liczbę arkuszy wydawniczych.
ISBN – wpisujemy „z ręki”, podajemy numer bez skrótu ISBN dla książki. W tym polu znajdują się liczby rozdzielone myślnikiem, dopuszczalne jest umieszczenia na końcu ‘x’. Jeżeli w publikacji ISBN podany jest bez myślników, to w takiej formie wprowadzamy go do bazy.
Przykład zastosowania podwójnego oznaczenia wydawnictwa 10- i 13-cyfrowym kodem ISBN (wraz z myślnikami 13 lub 17 znaków) wraz z prezentacją w formie kodu kreskowego
Należy pamiętać, że system przyjmuje tylko dwa rodzaje zapisów ISBN 13-znakowy dla starszych książek i 17 znakowy dla nowszych wydawnictw książkowych.
...
DOI (ang. digital object identifier – cyfrowy identyfikator dokumentu elektronicznego) – identyfikator dokumentu elektronicznego, który w odróżnieniu od identyfikatorów URL nie zależy od fizycznej lokalizacji dokumentu, lecz jest do niego na stałe przypisany. Wartość DOI wpisujemy „z ręki”.
Uwaga: Jeśli wskazany DOI przestało obowiązywać, uwagi należy zgłaszać do właściciela DOI ( the International DOI Foundation): http://www.doi.org/
URL - oznacza adres www, pod którym znajdziemy opis publikacji, wpisujemy „z ręki”
Należy wskazywać adres, o którym wiemy, że będzie najbardziej trwały i który wskazuje również na tekst pracy.
URL (ang. Uniform Resource Locator) – oznacza ujednolicony format adresowania zasobów (informacji, danych, usług) stosowany w Internecie i w sieciach lokalnych.
Plik PDF – plik zawierający treść wersji cyfrowej publikacji, który dołączamy klikając - dodaj a następnie „Pick file”. Przy dołączaniu pliku z treścią publikacji musimy zaznaczyć poziom dostępu do publikacji (w przeciwnym przypadku plik nie będzie widoczny dla użytkownika – ma ustawiony domyślnie tryb Prywatne). Aktualnie są ustalone 3 poziomy:
Publiczne – dostęp nieograniczony z możliwością zadania okresu karencji (dostępny od wskazanej daty)
Chronione – dostęp wymaga zalogowania i posiadania afiliacji jako użytkownik – tylko użytkownicy afiliowani poniżej struktury ustalania ochrony mogą mieć dostęp, np. jeżeli Chronione jest na poziomie określonego Wydziału, to dostęp ma Wydział i jego instytuty, jeżeli Chronione jest na poziomie instytutu, to tylko ten instytut ma dostęp. Można ustawić okres karencji (dostępny od wskazanej daty)
Prywatne – dostęp ograniczony tylko dla właściciela rekordu (redaktora), nikt nie może oglądać/pobierać, ale dokument wchodzi do indeksu wyszukiwania i jest w repozytorium archiwizowany
Uwaga – dla danej publikacji można ustalić kilka reguł dostępności, np. para reguł (prywatne, publiczne za 6 miesięcy) działa tak, że jest prywatne aż do dnia upublicznienia, czyli po 6 miesiącach zmienia się na publiczne.
Okładka – plik graficzny zawierający obraz okładki publikacji.
Streszczenie w j. pol. i angielskim - kopiujemy streszczenie, musi być w tym polu wpisany jakiś znak.
Słowa kluczowe w j. pol. i angielskim – kopiujemy lub wpisujemy z ręki, rozdzielając poszczególne słowa przecinkiem.