Jakość przekazywanych danych jest podstawowym warunkiem przesłania ich do bazy PBN. Próba przekazania do PBN danych, które nie są akceptowane kończy się odrzuceniem rekordu i komunikatem z PBN. Fakt niepowodzenia eksportu jest sygnalizowany czerwoną ikoną jak na rysunku poniżej. Rekordy, które przeszły walidację są oznaczone ikoną zieloną.
Przy ikonie wyświetlana jest data ostatniej próby przesłania (lub przesłania) do PBN. Ponadto po kliknięciu czerwonej ikony przy rekordzie, który nie przeszedł walidacji PBN można odczytać przyczynę odrzucenia rekordu:
Uwaga: ponieważ prace nad kontrolą jakości danych po stronie danych jeszcze trwają, ponadto nie wszystkie słowniki po obu stronach są kompletne, należy każdorazowo dokładnie zweryfikować faktyczną przyczynę komunikatu, analizując zarówno stan faktyczny danych po stronie PBN jak i po stronie bazy wiedzy.
Przed przystąpieniem do eksportu danych do PBN zaleca się przeprowadzić walidację danych na dwa sposoby:
poprzez weryfikację danych bibliograficznych (do zrealizowania w panelu redaktora)
poprzez weryfikację formalnych wymogów związanych z przekazaniem danych do PBN (do zrealizowania w panelu ewaluacji).
W podpunktach tej sekcji zostaną omówione oba sposoby.