Opiekun aparatury oraz osoba do kontaktów otrzymują zawiadomienie o pojawieniu się nowego zgłoszenia zapotrzebowania aparatury do badań. Zawiadomienie pojawia się w formie e-maila oraz w zawiadomieniach systemowych UBW dostępnych pod ikoną dzwonka:
W powiadomieniu dostępny jest link do aparatury, dla której zgłoszono zapotrzebowanie (aktywny jeżeli użytkownik jest zalogowany do UBW).
Po kliknięciu na link użytkownik otrzymuje obraz zgłoszeń wymagających obsługi w zakładce Oferta w folderze Niepotwierdzone
Po zapoznaniu się ze zgłoszeniem (funkcja 
) i zweryfikowaniu możliwości wykorzystania aparatury, osoba obsługująca zgłoszenie ma do wyboru jedną z opcji:
Zatwierdzenie zgłoszenia do obsługi (ikona
)Odrzucenie zgłoszenia (ikona
)
W obu przypadkach osoba obsługująca zgłoszenie komentuje podjętą decyzję na formularzu przyjęcia/odrzucenia.
Po podjęciu decyzji przez osobę do kontaktów (lub opiekuna aparatury) system powiadamia o tej decyzji zamawiającego.
Jeżeli podjęta została decyzja akceptacji zgłoszenia, zgłoszenie przechodzi do folderu W realizacji.
Niezależnie od podjętej decyzji na liście akcji osoba obsługująca zgłoszenie ma do dyspozycji ikonę 
, która pozwala wysłać e-mail do osoby zamawiającej.