Opiekun aparatury oraz osoba do kontaktów otrzymują zawiadomienie o pojawieniu się nowego zgłoszenia zapotrzebowania aparatury do badań. Zawiadomienie pojawia się w formie e-maila oraz w zawiadomieniach systemowych UBW dostępnych pod ikoną dzwonka:
W powiadomieniu dostępny jest link do aparatury, dla której zgłoszono zapotrzebowanie (aktywny jeżeli użytkownik jest zalogowany do UBW).
Po kliknięciu na link użytkownik otrzymuje obraz zgłoszeń wymagających obsługi w zakładce Oferta w folderze Niepotwierdzone
Po zapoznaniu się ze zgłoszeniem (funkcja 
) i zweryfikowaniu możliwości wykorzystania aparatury, osoba obsługująca zgłoszenie ma do wyboru jedną z opcji: