W celu dokonania eksportu z SBW do PBN-MS należy zalogować się do systemu, ustawić właściwą jednostkę jako bieżącą i określić zakres czasowy i oznaczyć rodzaje publikacji.
Do PBN-MS przekazywane są 4 typy publikacji: książki redagowane, książki autorskie, rozdziały, artykuły.
Po wyszukaniu należy zaznaczyć wszystkie pozycję i wybrać z polecenia Pobierz – format PBNexport a następnie zapisać plik. Po zapisie należy spakować plik i wysłać do właściwego Importera PBN-MS.
Eksport może być wykonany dla podstawowych jednostek instytucji naukowej np. wydziałów
(nie dla jednostek niższego stopnia np. instytutu, zakładu, katedry), dla których określono identyfikator PBN (zakładka Profil / Pola systemowe / Identyfikator zewnętrzny).