Podobnie jak w przypadku czasopism, możliwe jest utrzymywanie bazy konferencji.
Baza ta powinna być wykorzystywana przy wypełnianiu pola ‘Konferencja’ w zakładce ‘Dane publikacji’ (dla książek i artykułów) na takich samych zasadach jak baza czasopism jest wykorzystywana przy wypełnianiu pola ‘Tytuł czasopisma/serii’ w zakładce ‘Dane publikacji’.
Zaleca się, aby tworzyć opisy konferencji, zachowywać je w bazie, a przy opisie publikacji ustanawiać powiązanie z wybranym opisem pobranym z bazy konferencji. Opis konferencji tworzony jest na liście głównej Konferencje (wydarzenia), nie można wpisać opisu z poziomu publikacji. Zalecane jest przed wprowadzaniem uważne sprawdzenie czy konferencja nie jest już wpisana na liście „Konferencje wydarzenia”. Zapytanie kontrolne trzeba raczej tworzyć wpisując najbardziej istotne i wyróżniające słowa, gdyż ze względu na istnienie podobnych, ale nie różnych opisów trudno będzie wychwycić duplikaty wykorzystując zapytanie o pełną nazwę wydarzenia konferencji znaną redaktorowi.
Opis konferencji obejmuje następujące pola:
Skrócona nazwa - skrócona nazwa konferencji
Pełna nazwa - pełna nazwa konferencji
Miejsce - miejsce odbycia konferencji
Kraj - kraj odbycia konferencji, wpisujemy początek nazwy kraju i wybieramy z indeksu. W indeksie zaciągnięto 3 literowe kody krajów zgodnie z obowiązującą normą ISO 3166-1
Rok - rok (data) konferencji
Data - rozpoczęcia i zakończenia - należy podać rok lub szczegółową datę (jeśli jest znana) korzystając z załączonego kalendarza.
URL - link do strony konferencji
Konferencja międz. - zaznaczenie czy konferencja spełnia kryterium międzynarodowej (1/3 referatów z ośrodków zagranicznych)
Wykaz konferencje (wydarzenia) zawiera opisy konkretnych wydarzeń konferencyjnych z opisem numeru, miejsca i roku odbycia konferencji. Te opisy tworzą redaktorzy wprowadzający dane do BW PW. Opisy konkretnych wydarzeń konferencji muszą być powiązane z tytułami konferencji, gdyż tylko takie powiązanie zapewni automatyczne nadanie punktów do publikacji powiązanych z konferencje (wydarzenia)