W zakładce „Książki” należy wprowadzać rekordy macierzyste - opisy dokumentów samoistnych wydawniczo np. monografii, podręczników akademickich, skryptów, encyklopedii, słowników, wydań specjalnych czasopisma, tomów konferencyjnych, tłumaczeń monografii, itp.
nie powinno się wprowadzać przedruków i wznowień jeśli się prawie nie różnią się od siebie i nie ma za nie punktów
Elementy opisu bibliograficznego zostały umieszczone w zakładach: „Dane podstawowe”, „Dane publikacji”, „Opisy, Powiązania”, „Pola systemowe”, „PBN – specyficzne”, „Punktacja systemowa”.
Podstawowe pola w zakładkach zostały szczegółowo opisane w rozdziale Pola w formularzach [roboczy] W poniższym opracowaniu omówiono pola, na które należy zwrócić szczególną uwagę przy wprowadzaniu danego typu publikacji.
W zakładce „Dane podstawowe”: widoczne są pola opisu widoczne następujące pola:
Jednym z najważniejszych pól w tym formularzu jest „Rodzaj wydawnictwa książkowego”. Należy tu wskazać dokładnie jaki dokument będziemy opisywać.
Dodatkowe informacje dotyczące rodzaju publikacji należy uzupełnić w polu „Rodzaj publikacji”.
jeżeli wprowadzany dokument jest tłumaczeniem koniecznie zaznacz tę opcję
pola „Autor”, „Redaktor”, „Autor instytucjonalny” są indeksami. Oznacza to, że danych autorów można wybrać jedynie z istniejącej listy. Jeżeli naszego autora nie ma na liście, wówczas należy założyć dla niego rekord w bazie (więcej na ten temat znajduje się w części Autorzy i pracownicy [roboczy] )
jeżeli chcemy danemu autorowi nadać oznaczenie roli (autor korespondencyjny, pierwszy lub ostatni) przy danej publikacji, wówczas należy najechać kursorem na dane autora i kliknąć pole „Rozwiń/edytuj”. Wyświetli się formularz, w którym możemy zaznaczyć odpowiednią rolę
po kliknięciu w pole „Autor zbiorowy” wyświetli się formularz, w którym można wpisać pozostałych autorów danej pracy wraz z ich afiliacjami. Funkcja ta jest przydatna np. w przypadku publikacji wieloośrodkowych, w których liczba autorów może osiągnąć nawet 500 osób
w polu „Tytuł” należy wpisać tytuł publikacji w języku takim w jakim dana praca została napisana. Tytułu nie należy kończyć kropką, system sam ją wstawi w opisie w odpowiednim miejscu
W pole „Inne wersje tytułu” można wpisać np. tytuł w j. angielskim. Po kliknięciu „Dodaj” wyświetli się pole, które będzie można uzupełnić
do opisu publikacji można także dodawać pliki. Funkcjonalność ta została opisana w rozdziale 8. Dołączanie plików [roboczy]
Zakładka „Dane publikacji” zawiera dodatkowe informacje, o które opis powinien zostać uzupełniony:
informację w polu „Wydawca” należy pobrać z dostępnego indeksu wykazu.
Znajdują się tutaj wszyscy wydawcy z wykazu ministerialnego. Jeżeli opisywana praca została opublikowana u wydawcy spoza listy, uzupełnij tę informację w polu „Nazwa wydawcy, spoza wykazu wydawców”. Jeżeli nie widzisz odpowiedniego wydawcy na liście, zgłoś to swojemu administratorowi
jeżeli praca, którą opisujemy jest materiałem konferencyjnym lub jest częścią jakiejś serii, wówczas informacje te należy uzupełnić w formularzu, w zakładce „Dane publikacji”. Znajdują się tu odpowiednie pola służące do powiązywania pracy z danym wydarzeniem (konferencją) lub z opisem serii. Przed rozpoczęciem wprowadzania danych do formularza powinniśmy sprawdzić, czy odpowiednie dane znajdują się w indeksach bazy. Jeżeli ich nie ma, wówczas należy je uzupełnić lub w przypadku braku uprawnień zgłosić prośbę do odpowiedniej osoby. W szczególności dotyczy to pól:
„Opis wydarzenia konferencyjnego”- jeżeli naszego wydarzenia nie ma w indeksie wówczas należy wprowadzić je do modułu „Konferencje (wydarzenia)” – patrz rozdział Konferencje (wydarzenia) [roboczy]
„Seria książkowa / czasopismo (w przypadku wydania specjalnego czasopisma)”- opis serii również należy pobrać z dostępnego indeksu. Jeżeli danego tytułu nie ma na liście, wówczas należy zgłosić to do administratora systemu.
pole „Inne konferencje” wypełnia się jeżeli publikacja jest powiązana z więcej niż jednym wydarzeniem
pole „Paginacja” należy wpisać ile dana publikacja ma stron. Nie wpisujemy tutaj zakresu
W zakładce „Opisy” podajemy dodatkowe informacje opisujące treść publikacji oraz metadane ułatwiające użytkownikowi wyszukanie jej w bazie
pola “Streszczenie w języku polskim”, “Streszczenie w języku angielskim” należy wpisać ręcznie
w polu słowa kluczowe należy wpisać odpowiednie sformułowania po przecinku
Hasła MeSH należy wybrać z listy (klikając „Dodaj nowy”)
jeżeli znamy informacje dotyczące licencji na jakiej dana praca jest udostępniana, wówczas w polu „Licencja” możemy ją podać (klikając „Dodaj nowy” i wypełniając formularz)
W zakładce „PBN – specyficzne” znajdują się dane, które trzeba było uzupełniać na potrzeby poprzedniej ewaluacji.
W zakładce „Punktacja systemowa” po zapisaniu rekordu zobaczymy punkty ministerialne nadane automatycznie przez system. Redaktor nie ma uprawnień, żeby samodzielnie zmieniać dane w tej zakładce
liczba punktów danej publikacji nadawana jest automatycznie przez system według aktualnie obowiązujących zasad. W przypadku wątpliwości należy nacisnąć ikonę „Wyczyść’ (system automatycznie przeliczy powtórnie punktację). Do SBW załadowane są czasopisma z listy Ministerialnej A i B wraz z aktualną punktacją oraz z nowego wykazu obowiązującego w latach 2019-2021. Przeliczenia punktacji należy zażądać każdorazowo, gdy dokonane zmiany w opisie publikacji są na tyle istotne, że może to powodować zmianę należnej punktacji (np. zmieniono język publikacji, zmieniono powiązane czasopismo, zamieniono artykuł z czasopisma na rozdział albo odwrotnie, zmieniono datę publikacji inne).
W zakładce „Powiązania” można połączyć daną publikację z innymi informacjami dostępnymi w bazie, takimi jak: „Powiązany projekt”, „Powiązana książka”, czy też „Dane badawcze”.
jeżeli opisywana publikacja jest tłumaczeniem, wówczas należy dodać informację o oryginalnej pracy w polu „Powiązana książka” (opis publikacji oryginalnej należy wcześniej wprowadzić do bazy).
W zakładce „Pola systemowe” możemy przede wszystkim dodać Identyfikator publikacji w systemach zewnętrznych
klikając „Dodaj nowy” można wybrać jeden z dostępnych typów, a następnie uzupełnić jego wartość. Może to służyć łatwiejszemu zidentyfikowaniu publikacji w bazach zewnętrznych
We wszystkich formularzach dostępny jest przycisk „Sprawdź poprawność”. Dzięki niemu możesz sprawdzić, czy we wprowadzonym opisie zostały zidentyfikowane jakieś błędy.
Jeżeli system:
nie wyświetlił ostrzeżeń i błędów – możesz kliknąć “Zapisz” (rekord zostanie wtedy wprowadzony do bazy)
wyświetlił ostrzeżenia:
możesz powrócić do edycji rekordu (kliknij “Powrót do edycji”, popraw nieprawidłowości i ponownie kliknij “Sprawdź poprawność”)
możesz także kliknąć “Zapisz” bez wprowadzania korekt
wyświetlił błędy - musisz je poprawić, ponieważ bez tego system nie zapisze rekordu
w bazie (kliknij “Sprawdź poprawność” popraw błędy, następnie kliknij “Zapisz”)Jeżeli system zidentyfikował błędy, wówczas w formularzu w odpowiednich miejscach zobaczysz informację, które pola wymagają twojej uwagi
Testy dotyczące formularzy wprowadzania danych: