Podobnie jak w przypadku autorów indywidualnych, możliwe jest utrzymywanie bazy autorów instytucjonalnych.
Baza ta powinna być wykorzystywana przy wypełnianiu pola ‘Autor instytucjonalny’ na takich samych zasadach jak baza autorów indywidualnych jest wykorzystywana przy wypełnianiu pola ‘Autor’.
Zaleca się, aby tworzyć opisy autorów instytucjonalnych, zachowywać je w bazie, a przy opisie publikacji ustanawiać powiązanie z wybranym opisem pobranym z bazy autorów instytucjonalnych. Jeśli opis autora instytucjonalnego tworzony jest z poziomu opisu publikacji, to przy zapisywaniu opisu publikacji należy zaznaczyć pole wyboru wskazujące, że utworzony opis autora instytucjonalnego (o ile jest to nowy opis) powinien być zapamiętany w bazie autorów instytucjonalnych. Przykładowy opis autora instytucjonalnego pokazano na poniższym rysunku.
Opis autora instytucjonalnego obejmuje następujące pola:
Pełna nazwa - pełna nazwa instytucji w j. pol. i ang.
Akronim - skrót nazwy instytucji
Inne formy - inne formy nazwy instytucji
Kategoria - oznaczamy kategorię instytucji np. instytucja naukowa, edukacyjna
Ze względu na to, że baza ta jest również używana jako baza instytucji (np. w projektach, aktywności zawodowej, itp.) należy uzupełniać w takich przypadkach inne istotne elementy opisu instytucji, a przede wszystkim:
zaznaczona na rysunku flaga spełniania kryteriów uwzględnienia instytucji przy parametryzacji aktywności zawodowej
dane adresowe i kontaktowe (zakładka Profil)
Kategorie instytucji
Instytucje mogą pełnić różne role w systemie bazy wiedzy:
Mogą być łączone do publikacji jako autor korporatywny
W publikacji mogą wystąpić jako wydawca
Mogą występować jako afiliacja autora zewnętrznego
W projektach mogą być partnerami, członkami konsorcjum, wykonawcami, zleceniodawcami, itp.
Instytucji można przypisywać wiele ról. Realizuje się to poprzez atrybuty Kategoria i Inne Kategorie. Ilustruje to rysunek poniżej.
Poprzez wybór kategorii określany jest charakter instytucji i możliwość łączenia do obiektów innych typów.
Szczególnie istotna jest rola Wydawcy, ponieważ określeni wydawcy stanowią podstawę do nadawania punktów monografiom.