Przekazanie publikacji z systemu OMEGA-PSIR do PBN może być zrealizowane tylko wówczas, gdy w momencie przekazania dostępne są dane dotyczące oświadczenia autorów. W oświadczeniu autor deklaruje przekazanie publikacji uczelni, datę deklaracji oraz dyscyplinę, w której udział autora w przekazywanej publikacji może być uwzględniony. Oznacza to, że w trakcie przesyłania opisu bibliograficznego system musi mieć dla każdego autora deklarującego daną publikację do ewaluacji:
datę deklaracji
dyscyplinę
Oświadczenia nr 3 mogą być w systemie OMEGA-PSIR realizowane na jeden z dwóch wykluczających się sposobów:
poprzez deklarowanie zbiorczego oświadczenia przez każdego autora
przez podanie daty oświadczenia w publikacji w podrekordzie autora
W przypadku, gdy instalacja systemu OMEGA-PSIR ma wybrany jako aktywny przełącznik
authorDisciplineStatement.useApprovedEvaluationReportzastosowanie ma metoda (1), wówczas zdezaktywowany jest przełącznikauthorDisciplineStatement.statementDateInputInPublication,natomiast, gdy przełącznik
authorDisciplineStatement.useApprovedEvaluationReportjest nieaktywny, a aktywny jest przełącznikauthorDisciplineStatement.statementDateInputInPublication, obowiązuje (2) definiowania oświadczeń.
Struktury dla sposobu 1
W przypadku, gdy stosowany jest sposób (1), oswiadczenie 3 obejmuje wykaz wszystkich publikacji przekazanych uczelni przez autora w jednej lub co najwyżej 2ch wybranych (zgłoszonych w systemie Pol-On) dyscyplinach. Z takim oświadczeniem wiąże się struktura. Podstawowy komponent tej części struktury, która jest wykorzystana przy imporcie do PBN, to uporządkowana para (PID, Di), gdzie:
PID jest identyfikatorem publikacji,
Di jest kodem dyscypliny do której autor przypisuje publikację PID
Struktura oświadczenia nr 3 jest przechowywana w profilu naukowca.
Dodatkowo w strukturze oświadczenia przechowywana jest data złożenia oświadczenia. Na podstawie struktury oświadczenia w trakcie importu danych do PBN z bazy wiedzy generowane są:
opis bibliograficzny pozycji PID
oświadczenia jednostkowe (dotyczące jedynie danej publikacji) wszystkich autorów publikacji PID afiliowanych w danej uczelni, składające się z następujących elementów
(PID, Di , data, AuthorID, ORCID), gdzie data jest datą złożenia oświadczenia 3, zaś AuthorID jest identyfikatorem autora w PBN, ORCID jest jego identyfikatorem w bazie ORCID.
W trakcie przekazywania opisu bibliograficznego do PBN dociągane są oświadczenia wszystkich autorów danej publikacji.
Struktury dla sposobu 2
W sposobie 2, naukowcy nie mają obowiązku składania oświadczenia zbiorczego (nie ma takiej możliwości w systemie). Jest natomiast obowiązek redaktora, aby w każdej publikacji, dla kazdego autora (deklarującego poza systemem daną publikację w określonej dyscyplinie) została podana data złożenia oświadczenia jednostkowego (dotyczącego danej publikacji).
Rozwiązanie to ma pewne wady, ponieważ wymaga zadbania o to, aby w każdej publikacji wprowadzić oddzielnie dane związane z częścią oświadczenia dla tej publikacji. Brak tego oświadczenia cząstkowego skutkuje tym, że publikacja nie może być przesłana do PBN.