Zarządzanie użytkownikami jest jedną z ważniejszych funkcji administracyjnych w codziennej eksploatacji systemu. Umożliwia zakładanie kont redaktorów, nadawanie odpowiednich uprawnień, nadawanie, rozszerzanie i zawężanie określonych ról, monitorowanie aktualnie przydzielonych ról. Funkcje zarządzania umożliwiają też usuwanie użytkowników.
Poniższy ekran prezentuje typy ról w BW.
Rola użytkownika określa jego uprawnienia dotyczące typów opisów oraz zakresu operacji, które może on wykonywać.
Aktualnie wyróżniono następujące role określające zakres operacji:
admin administrator aplikacji (uprawnienia nieograniczone)
superdataentry redaktor z podwyższonymi uprawnieniami (może edytować rekordy własne oraz rekordy utworzone przez innych redaktorów z jego jednostki)
dataentry redaktor (może edytować tylko rekordy, których jest właścicielem)
superdownload może wykonywać eksport kompletnych danych z systemu (łącznie z danymi chronionymi
betatester może wykonywać funkcje (nowe) w trybie testowanie, niedostępne jeszcze dla ogółu użytkowników
XMLimport może wykonywać import w formacie XML
XMLexport może wykonywać eksport danych w formacie XML (na ten moment uprawnienie to obejmuje jedynie typy danych słownikowych, dane słownikowe oraz czasopisma)
scoring może nadawać/korygować punktację w opisie czasopism
manualScore może nadawać/korygować ręcznie punktację w publikacjach
optimization może korzystać z modułu optymalizacji (zakładka Ewaluacja na profilu dyscypliny)
PBNexport może korzystać z modułu transferu danych do PBN (zakładka Ewaluacja na profilu dyscypliny), w tym walidacja danych, symulacja eksportu oraz faktyczny transfer danych (o ile użytkownik posiada rolę Importera Publikacji w systemie PBN i wygenerował token użytkownika korzystając z przycisku udostępnionego w zakładce Ewaluacja)
financeview może oglądać dane finansowe (np. w opisie projektów)
statisticsview może oglądać generowane statystyki i inne dane zbiorcze
versions może wykonywać globalne zmiany na typach, które nie podlegają ścisłej kontroli administratora
selfeditiom może edytować dane na swoim profilu
selfimport może importować własne publikacje (po DOI lub wybranym formacie) lub wprowadzać dane na formularzu do tego przeznaczonym (wprowadzony rekord pozostaje w statusie niekompletny)
Nadane (zgodnie z powyższymi rolami) uprawnienia funkcyjne można dodatkowo ograniczyć w następujący sposób:
publications określone operacje edytorskie może wykonywać na wszystkich typach opisu dorobku naukowego (publikacje, projekty, patenty, prace doktorskie, prace dyplomowe, aktywności, osiągnięcia, itd.)
diplomas określone operacje edytorskie może wykonywać tylko na typach opisu dorobku naukowego związanych z dyplomami (prace doktorskie, prace dyplomowe)
projects określone operacje edytorskie może wykonywać tylko na opisach projektów
technology określone operacje edytorskie może wykonywać tylko na opisach technologii
Przykładowo, nadanie roli dataentry oraz publications – uprawnia użytkownika do edycji wszystkich typów opisu, ale tylko tych rekordów, których jest właścicielem.
Dodatkowo uprawnienia ogranicza też pole Poziom dostępu do edycji - przy ograniczeniu do konkretnego wydziału redaktor ma możliwość edytowania tylko rekordów utworzonych dla danego wydziału.