Poniższe procesy mogą być uruchamiane przez zalogowanych użytkowników UBW.
Faza wprowadzania i edycji rekordu
Tworzenie/edycja rekordu – może być realizowane wyłącznie przez naukowca z własnej inicjatywy. Może się odbywać w kilku etapach w fazie wprowadzania metadanych, plików danych i edycji. Sekwencja zdarzen z tym związanych jest następująca:
Po rozpoczęciu procesu edytowania metadanych przez naukowca system automatycznie zawiadamia osobę odpowiedzialną za koordynowanie wsparcia (rola researchdatacoordinator);
Koordynator przypisuje do rozpoczętego rekordu stewarda przypisanego do jednostki naukowca (wprowadza go do metadanych);
W przypadku braku aktywności Naukowca po upływie 10 dni roboczych system automatycznie powiadamia stewarda i kieruje zapytania/ponaglenia do Naukowca. Po kolejnych 10 dniach roboczych bezczynności system powiadamia Menadżera Repozytorium Danych Badawczych. Następuje ustalenie z Naukowcem przyczyn wstrzymania prac i jest podjęta decyzja o pozostawieniu rozpoczętego rekordu lub jego usunięciu.
Zgłoszenie nowego edytora – autor może wskazać innego użytkownika UBW i nadać mu prawa do edycji danego rekordu danych badawczych. Przyznanie praw edycji innemu użytkownikowi jest możliwe jedynie w przypadku, gdy nowy edytor jest wymieniony na liście autorów jako współautor deponowanych danych. Krok ten powoduje, że jedynie nowy edytor ma dostęp do funkcji edytowania rekordu, a dotychczasowy edytor traci dostęp do edycji.
Edycja plików danych badawczych i zarządzanie plikami - pliki mozna wprowadzać z formularza wprowadzania metadanych, można też je wprowadzać i nimi zarządzać w kolejnej fazie, tj po zapamiętaniu metadanych. W obu przypadkach może zbiorowo załadować wiele plików i zbiorowo zdefiniować ich właśności (dostępność) i licencje. W przypadku drugim wygodniejsy jest widok i możliwość definiowania własności, dlatego ten drugi przypadek jest zalecany, gdy plików jest bardzo dużo.
Zgłoszenie zapytania / prośba do stearda o pomoc – naukowiec w dowolnym momencie może wysłać e-mail z zapytaniem do stewarda.
Zamknięcie fazy edycji i zgłoszenie prośby o weryfikację – naukowiec może zgłosić zamknięcie fazy edycji rekordu i wysyła e-mail do stewarda i/lub redaktora z prośba o weryfikację i zatwierdzenie.
Weryfikacja rekordu – steward weryfikuje rekord. W efekcie:
Stwierdza poprawność rekordu, nadaje DOI (opcjonalnie) – rekord ma nadany status trwałości
W przypadku błędów wysyła listę postulatów do naukowca do uzupełnienia danych – rekord nie ma statusu trwałości i może być edytowany lub usunięty
Nadanie DOI zamyka fazę wprowadzania i edytowania rekordu danych badawczych.