W przypadku rekordu referencyjnego możliwośc jego usunięcia nie jest blokowana przez system. Podstawą do usunięcia rekordu może być jedna z bardziej typowych sytuacji:
link do rekordu zdeponowanego w zewnętrznym repozytorium jest błędny
brak DOI
rekord został wprowadzony omyłkowo jako referencyjny, po czym zostawiony w stanie niekompletny, natomiast powstał jego odpowiednik jako rekord deponowany
Przed usunięciem rekordu zaleca się skontaktowanie z właścicielem rekordu (redaktorem lub autorem wprowadzającym metdane.
Rekord deponowany
W przypadku rekordu deponowanego (lub wersji) można wykonać miękkie lub twarde usunięcie w UBW jedynie w przypadku, gdy jest on w stanie W trakcie edycji, lub W trakcie weryfikacji, przy czym:
rekord jest porzucony przez autora (brak kontynuacji w procesie edytowania rekordu przez dłuższy czas a wszelkie próby skontaktowania się z autorem-właścicielem rekordu i z innymi współautorami zawodzą; to samo dotyczy ewentualnej kolejnej “porzuconej” wersji.
Jeżeli natomiast rekord jest już opublikowany, to niezależnie od tego czy jest to rekord pierwotny, czy kolejna jego wersja, czy ma DOI czy też nie ma, nie ma możliwości fizycznego usunięcia rekordu (twardego czy miękkiego). Można jedynie zmienić status rekordu na Usunięte.
Zmiana statusu opublikowanego na Usunięte, możliwa jest jedynie po zgłoszeniu takiej potrzeby przez autora zdeponowanych danych badawczych i odpowiednim (i przekonującym) wyjaśnieniu przyczyny.
Zwykle towarzyszy temu zdefiniowanie nowej wersji i jej opublikowanie (z nadaniem DOI).