Autor może połączyć się z bazą Scopus. Po połączeniu się z bazą Scopus, autor ma możliwość synchronizowania zbioru swoich publikacji z tym co znajduje się w profilu bazy Scopus. Dotyczy to automatycznego uzupełnienia swojego dorobku nowymi publikacjami z tej bazy, łączenia wcześniej wprowadzonych publikacji z publikacjami w bazie Scopus oraz uzupełnienia informacji o cytowaniach, a także porównania obu profili – w bazie wiedzy z profilem w bazie Scopus.
Instrukcja importu opisów publikacji z bazy Scopus
Jeśli profil:
jest połączony z bazą Scopus, przejdź do punktu b.iv
nie jest jeszcze połączony z bazą Scopus:
kliknij Połącz z profilem Scopus. System wyświetli profile zaproponowane do połączenia wraz z przykładowymi publikacjami z bazy Scopus. Jeżeli żaden ze znalezionych profili nie jest właściwy, można wykorzystać opcję Szukaj więcej
kliknij Wybierz przy profilu, który ma zostać połączony
kliknij Zatwierdź
kliknij Status Scopus
Kliknij Importuj ze Scopus
Na formularzu Import Scopus zaznacz odpowiednie opcje1 i kliknij Rozpocznij
Po ustaleniu tych parametrów i rozpoczęciu importu system pokazuje listę znalezionych rekordów w bazie Scopus. Wybierz publikacje do zaimportowania i kliknij Zatwierdź wybór
Po zatwierdzeniu wyboru system wyświetla raport z importu
System nie zaimportuje ze Scopusa publikacji, które już istnieją w bazie danych (zidentyfikowanych np. wg DOI).
1 Można określić zakres czasowy (od - do), z jakiego chcemy zaimportować publikacje oraz określić parametry importu dotyczące duplikatów oraz nierozpoznanych obiektów towarzyszących publikacji (autorzy, czasopismo, wydawca, itp.).
W przypadku wystąpienia duplikatów rekordów znalezionych w bazie Scopus i w Bazie Wiedzy można podjąć następujące kroki:
pominąć – w trakcie importu system zignoruje duplikaty
nadpisać – system nadpisze rekordy w Bazie Wiedzy odpowiadającymi im rekordami z bazy Scopus
zapytać użytkownika – użytkownik po przejrzeniu obu rekordów zadecyduje o sposobie postępowania
W przypadku, gdy w Bazie Wiedzy są już rekordy utworzone ręcznie, z nadaną punktacją, nadpisywanie rekordami z bazy Scopus nie zawsze jest zalecane. Dotyczy to przede wszystkim artykułów z materiałów konferencyjnych, ponieważ opisy w bazie Scopus są uboższe i można utracić informacje o konferencji, a co za tym idzie punktację.
W przypadku, gdy nie ma pewności, jak powiązać autorów, czasopismo, itp. system może:
zapytać użytkownika – jest to prośba o rozstrzygnięcie wątpliwości w zakresie autorstwa, czy też innych połączeń;
pominąć – w tym przypadku system pominie rekord z wątpliwościami
zapisać bez rozstrzygania wątpliwości – w tym przypadku rekord będzie zapisany z najlepiej pasującym dopasowaniem
Ustawienie parametru Collective Author Threshold powoduje, że w przypadku liczby autorów poniżej progu wszyscy są zapisani jako autorzy indywidualni. Gdy liczba autorów jest większej niż próg, lista autorów jest traktowana, jako autor zbiorowy. Z listy tej do autorów indywidualnych będzie przepisany autor pierwszy i wszyscy autorzy jednostki.
Przy okazji importu można:
aktualizować identyfikatory zewnętrzne publikacji (identyfikatory w bazie Scopus) – parametr Aktualizuj identyfikatory zewnętrzne
aktualizować wskaźniki publikacji (cytowania)
ustawiać status importowanego rekordu.
Zaimportowane rekordy nie są dostępne publicznie do momentu zatwierdzenia przez właściwego redaktora. Są one oznaczone czerwoną ikoną.
Aktualizuj z bazą Scopus
Funkcja Aktualizuj ze Scopus polega na przejściu przez wszystkie publikacje autora, które nie mają połączenia z bazą Scopus (nie mają identyfikatora publikacji w Scopusie) i dodaniu do tych publikacji połączenia. Dzięki tej funkcji liczba cytowań Scopus referowana w Bazie Wiedzy jest zgodna z cytowaniami w bazie Scopus.
Status połączenia
Funkcja Status połączenia pokazuje czym różnią się wykazy publikacji w bazie Scopus i w bazie wiedzy, których publikacji z bazy Scopus brakuje, a które w Bazie Wiedzy nie są podłączone.
Po zastosowaniu tej funkcji otrzymujemy ekran, w którym możemy wybrać widok Scopus i widok repozytorium. Widok Scopus pokazuje po lewej stronie publikacje po stronie bazy Scopus a po prawej odpowiadajace im odpowiedniki o ile są połączone. Jeżeli prawa strona jest pusta to albo nie ma publikacji w bazie albo nie jest połączona.
Dla każdego z tych widoków można przeglądać wszystkie publikacje, tylko połączone i tylko niepołączone.
Prawidłowe połączenie prac jest niezbędne przy aktualizacji cytowań z bazy Scopus. Cytowania zostaną wyświetlone tylko dla tych, które zostały połączone.