Przed rozpoczęciem wprowadzania należy sprawdzić, czy dany rekord nie jest już w bazie danych. Najbardziej pewnym sposobem weryfikacji duplikatu jest identyfikator zewnętrzny. W przypadku osoby może to być ORCID. Mniej pewnym, ale także dobrym sposobem będzie szukanie wg. nazwiska.
W przypadku publikacji istotnym identyfikatorem jest DOI, dlatego zaleca się weryfikowanie duplikatu publikacji przez wyszukanie za pomocą DOI. Jeżeli takie wyszukiwanie nie daje efektu, zaleca się także zweryfikowanie duplikatu przez wyszukiwanie poprzez tytuł. Przy wyszukiwaniu nie musimy wpisywać polskich liter, system ignoruje znaki diakrytyczne przy wyszukiwaniu. Zalecane jest formułowanie zapytania za pomocą najważniejszych słów, raczej niż podawanie pełnej frazy nazwy lub tytułu.
Wprowadzanie danych można realizować na kilka sposobów:
a) tradycyjnie, tj. poprzez wywołanie pustego formularza danych (funkcja Dodaj nowy),
b) za pomocą automatycznego wczytania danych bibliograficznych przez podanie DOI
c) automatyczny importu danych (Scopus, Pubmed)
d) import danych w formacie BibTeX
Podpunkty b-d zostały szczegółowo omówione w rozdziale Dołączanie plików.