Baza Autorów służy do utrzymywania opisów osób, które są autorami gromadzonych w BW publikacji i innych dokumentów.
W pierwszym rzędzie baza autorów zawiera opisy autorów, którzy są pracownikami jednostki, gdyż większość gromadzonych opisów publikacji jest autorstwa lub współautorstwa pracowników.
Z tego powodu, baza ta może również być wykorzystywana jako baza pracowników jednostki, przy czym zakłada się, że dane pracowników będą na bieżąco aktualizowane przez redaktorów bazy, co zapewni ich przydatność w bieżącej działalności jednostki.
Aktualizacja danych autorów zostanie opisana na przykładzie aktualizacji danych pracownika, gdyż w przypadku innych autorów sposób postępowania jest podobny, a jedynie zakres obowiązkowych danych jest zawężony.
Jeśli mamy w bazie autorów jeden rekord związany z aktualnym przypisaniem danego pracownika do Instytutu (np. zostało wykonane scalenie) możemy przystąpić do uzupełnienia danych pracowniczych tego autora.
| Info |
|---|
Uwaga: W przypadku, gdy pracownik nie posiada jeszcze w bazie swego opisu i nie jest autorem żadnej publikacji należy utworzyć dla niego nowy rekord. Przed utworzeniem nowego rekordu należy jednak sprawdzić, czy na pewno opis tego pracownika nie występuje w bazie. Zbyt pochopne tworzenie nowego rekordu może bowiem prowadzić do generowania duplikatów. |
Po wybraniu w menu opcji ‘Autorzy i pracownicy’ wykonujemy wyszukiwanie pracownika wykorzystując jego dane osobowe:
...
W tym wypadku otrzymujemy w wyniku jeden opis, nie ma więc potrzeby scalania rekordów:
...
| Info |
|---|
Znaczenie poszczególnych ikon funkcyjnych (po prawej stronie) jest takie jak wyjaśniono w Podręczniku Redaktora (Modyfikacja danych [roboczy] ). |
Korzystniejsze wydaje się, gdy po wybraniu w menu opcji ‘Autorzy i pracownicy’ wykonujemy wyszukiwanie pracownika wykorzystując jego dane osobowe bez zaznaczania konkretnej jednostki, gdyż wtedy ewentualnie znajdziemy duplikaty autorów, zapisanych np. w dwóch różnych jednostkach (rysunek poniżej):
...
Możemy kontrolnie obejrzeć dane wpisane dla tego pracownika korzystając z przycisku ‘Pokaż’ , ale jeśli chcemy przejść do modyfikacji/uzupełniania danych używamy przycisku ‘Edytuj’ i wtedy wyświetlany jest formularz edycji danych pracownika pokazany na poniższym rysunku.
Autorzy i pracownicy
...
Kolejna zakładka pokazuje ważne elementy opisu naukowca.
...
W celu poprawienia widoczności naukowców w bazach globalnych zalecane jest, aby naukowcy zakładali i udostępniali swoje profile w bazach globalnych i mediach społecznościowych (np. profil w serwisie Google Scholar, ResearchGate, Mendeley, ORCID, itp).
Scalanie duplikatów: autorów, jednostek
W bazie autorów może występować kilka opisów tego samego autora (np. ściągnięte wcześniej automatycznie z zewnętrznej bazy danych). Niezbędne jest w takim przypadku scalenie tych opisów. poprzez wybranie jednego z opisów i przepisanie publikacji związanych z innymi opisami danego autora do jednego wybranego opisu. Zazwyczaj, chodzi tu o występowanie dla tego samego autora kilku opisów, związane W bazie wiedzy może występować kilka opisów tego samego typu, np. 2 rekordy opisujące tego samego autora, każdy z nich z przypisanymi różnymi publikacjami, grantami, aktywnościami, itp. Duplikat może pojawić się, np., przez ściągnięcie różnych wersji automatycznie z zewnętrznych baz danych, lub przy imporcie danych do bazy projektów z różnych źródeł uczelni. Niezbędne jest w takim przypadku scalenie tych opisów poprzez wybranie jednego z opisów i przepisanie połączonych obiektów z jednej wersji do drugiej. Funkcjonalność jest przydatna do łączenia dublujących opisów publikacji, autorów, afiliacji, instytucji, itp. Niezależnie od tego jakie typy obiektów są zdublowane proces scalania rekordów pozwala:
scalić wszystkie połączone obiekty do jednego wybranego obiektu
wybrać niezbędne elementy z jednego obiektu i przenieść do drugiego
Na przykład jeżeli mamy w opisie jednego obiektu więcej identyfikatorów systemów zewnętrznych a w drugim rekordzie pełniejsze dane związane z charakterystyką obiektu, trudno jest zdecydować się który z rekordów należy wybrać jako bazowy. Poprzez możliwość scalania treści rekordów (funkcja 2) możemy wybrać do rekordu docelowego wszystkie niezbędne dane.
Procedurę scalania opiszemy na przykładzie duplikatów w bazie autorów. Zachodzi w takim przypadku konieczność scalenia publikacji związanych z obydwoma opisami danego autora do jednego wybranego opisu. Dotyczy to także innych obiektów, tj. projektów, aktywności, nagród, itp. Zazwyczaj, chodzi tu o występowanie kilku opisów dla tego samego autora, np. związanych z występowaniem jego danych osobowych w różnych formach. Na przykład, po wyszukaniu autora wg nazwiska Modelski, otrzymujemy wynik:
...
Wybór opcji Scalanie pokazuje różnice pomiędzy rekordami i daje możliwość uzupełniania danych rekordu bazowego danymi z rekordu alternatywnego:
1. scalanie z uwzględnieniem zapisów historycznych - opcja ‘połącz zaznaczone rekordy
(również w historii)’;
2. scalanie bez uwzględnienia zapisów historycznych - opcja ‘połącz zaznaczone rekordy’.
Po przeniesieniu brakujących pól otrzymujemy kompletny rekord łączący pola obu wersji:
...