Funkcja Scalania rekordów (Podręcznik administratora aplikacji)

W bazie wiedzy może występować kilka opisów tego samego typu, np. 2 rekordy opisujące tego samego autora, każdy z nich z przypisanymi różnymi publikacjami, grantami, aktywnościami, itp. Duplikat może pojawić się, np., przez ściągnięcie różnych wersji automatycznie z zewnętrznych baz danych, lub przy imporcie danych do bazy projektów z różnych źródeł uczelni. Niezbędne jest w takim przypadku scalenie tych opisów poprzez wybranie jednego z opisów i przepisanie połączonych obiektów z jednej wersji do drugiej. Funkcjonalność jest przydatna do łączenia dublujących opisów publikacji, autorów, afiliacji, instytucji, itp. Niezależnie od tego jakie typy obiektów są zdublowane proces scalania rekordów pozwala:

1. scalić wszystkie połączone obiekty do jednego wybranego obiektu

2. wybrać niezbędne elementy z jednego obiektu i przenieść do drugiego

Na przykład jeżeli mamy w opisie jednego obiektu więcej identyfikatorów systemów zewnętrznych a w drugim rekordzie pełniejsze dane związane z charakterystyką obiektu, trudno jest zdecydować się który z rekordów należy wybrać jako bazowy. Poprzez możliwość scalania treści rekordów (funkcja 2) możemy wybrać do rekordu docelowego wszystkie niezbędne dane.

Procedurę scalania opiszemy na przykładzie duplikatów w bazie autorów. Zachodzi w takim przypadku konieczność scalenia publikacji związanych z obydwoma opisami danego autora do jednego wybranego opisu. Dotyczy to także innych obiektów, tj. projektów, aktywności, nagród, itp. Zazwyczaj, chodzi tu o występowanie kilku opisów dla tego samego autora, np. związanych z występowaniem jego danych osobowych w różnych formach. Na przykład, po wyszukaniu autora wg nazwiska Modelski, otrzymujemy wynik:

W efekcie wyszukiwania możemy też otrzymać te same formy nazwiska, ale różny opis.

Open

Należy sprawdzić, czy chodzi o tę samą osobę, przy scalaniu musimy być tego absolutnie pewni. Pierwszą wskazówką jest kod instytutu. Można też sprawdzić publikacje związane z obiema formami danych osobowych autora, powinny być o tej samej problematyce. Jednak najpewniejszą metodą jest sprawdzenie w bazie kadrowej i/lub w jednostce afiliacji autora.

Wykonanie scalenia wykonujemy w interfejsie edytora (opcja Autorzy i pracownicy). Procedura jest realizowana następująco:

1. zaznaczamy scalane rekordy i używamy przycisku ‘połącz zaznaczone rekordy’

2. W następnym oknie zaznaczamy jeden rekord (najpełniejszy) i wybieramy jedną z dwóch możliwości połączenia zaznaczonych rekordów:

   1. Kreator obiektu

   2. Połącz obiekty

Poniżej pokazujemy opcję scalania:

Open

Wybór opcji “Kreator obiektu” pokazuje różnice pomiędzy rekordami i daje możliwość uzupełniania danych rekordu bazowego danymi z rekordu alternatywnego:

Po przeniesieniu brakujących pól otrzymujemy kompletny rekord łączący pola obu wersji:

Możemy więc użyć funkcji Zastosuji otrzymujemy ekran jak niżej

Teraz mamy 3 możliwości:

1. zapisać scalony rekord jako oddzielny rekord (jeszcze jeden duplikat) - przycisk Zapisz jako nowy

2. połączyć rekordy zgodnie z naszymi preferencjami (połącz obiekty na liście głównej i propaguj zmiany)

3. połączyć rekordy zgodnie z naszymi preferencjami bez łączenia historii(połącz obiekty na liście głównej bez propagowania zmian)

W przypadku (2) jeżeli rekordy różniły się nazwiskami, to publikacje połączone do rekordu drugiego zmienią nazwisko na wersje w rekordzie pierwszym. Jeżeli chcemy zachować nazwiska w publikacjach tak jak były w każdym z rekordów stosujemy opcję (3) (bez propagowania zmian). Podobnie rzecz ma się z innymi danymi (np. jeżeli rekordy różniły się afiliacją).