W bazie wiedzy może występować kilka opisów tego samego typu, np. 2 rekordy opisujące tego samego autora, każdy z nich z przypisanymi różnymi publikacjami, grantami, aktywnościami, itp. Duplikat może pojawić się, np., przez ściągnięcie różnych wersji automatycznie z zewnętrznych baz danych, lub przy imporcie danych do bazy projektów z różnych źródeł uczelni. Niezbędne jest w takim przypadku scalenie tych opisów poprzez wybranie jednego z opisów i przepisanie połączonych obiektów z jednej wersji do drugiej. Funkcjonalność jest przydatna do łączenia dublujących opisów publikacji, autorów, afiliacji, instytucji, itp. Niezależnie od tego jakie typy obiektów są zdublowane proces scalania rekordów pozwala:
scalić wszystkie połączone obiekty do jednego wybranego obiektu
wybrać niezbędne elementy z jednego obiektu i przenieść do drugiego
Na przykład jeżeli mamy w opisie jednego obiektu więcej identyfikatorów systemów zewnętrznych a w drugim rekordzie pełniejsze dane związane z charakterystyką obiektu, trudno jest zdecydować się który z rekordów należy wybrać jako bazowy. Poprzez możliwość scalania treści rekordów (funkcja 2) możemy wybrać do rekordu docelowego wszystkie niezbędne dane.
Procedurę scalania opiszemy na przykładzie duplikatów w bazie autorów. Zachodzi w takim przypadku konieczność scalenia publikacji związanych z obydwoma opisami danego autora do jednego wybranego opisu. Dotyczy to także innych obiektów, tj. projektów, aktywności, nagród, itp. Zazwyczaj, chodzi tu o występowanie kilku opisów dla tego samego autora, np. związanych z występowaniem jego danych osobowych w różnych formach. Na przykład, po wyszukaniu autora wg nazwiska Modelski, otrzymujemy wynik:
J Modelski RE
Józef Modelski RE
W efekcie wyszukiwania możemy też otrzymać te same formy nazwiska, ale różny opis.
Należy sprawdzić, czy chodzi o tę samą osobę, przy scalaniu musimy być tego absolutnie pewni. Pierwszą wskazówką jest kod instytutu. Można też sprawdzić publikacje związane z obiema formami danych osobowych autora, powinny być o tej samej problematyce. Jednak najpewniejszą metodą jest sprawdzenie w bazie kadrowej i/lub w jednostce afiliacji autora.
Wykonanie scalenia wykonujemy w interfejsie edytora (opcja Autorzy i pracownicy). Procedura jest realizowana następująco:
zaznaczamy scalane rekordy i używamy przycisku ‘połącz zaznaczone rekordy’
W następnym oknie zaznaczamy jeden rekord (najpełniejszy) i wybieramy jedną z dwóch możliwości połączenia zaznaczonych rekordów:
scalanie danych
połączenie rekordów
Poniżej pokazujemy opcję scalania:
Wybór opcji Scalanie pokazuje różnice pomiędzy rekordami i daje możliwość uzupełniania danych rekordu bazowego danymi z rekordu alternatywnego:
Po przeniesieniu brakujących pól otrzymujemy kompletny rekord łączący pola obu wersji:
Możemy więc użyć funkcji Zastosuji otrzymujemy ekran jak niżej
Teraz mamy 3 możliwości:
zapisać scalony rekord jako oddzielny rekord (jeszcze jeden duplikat) - przycisk
Zapisz jako nowypołączyć rekordy zgodnie z naszymi preferencjami (
Połącz zaznaczone (również w historii)połączyć rekordy zgodnie z naszymi preferencjami bez łączenia historii(
Połącz zaznaczone)
W przypadku (2) jeżeli rekordy różniły się nazwiskami, to publikacje połączone do rekordu drugiego zmienią nazwisko na wersje w rekordzie pierwszym. Jeżeli chcemy zachować nazwiska w publikacjach tak jak były w każdym z rekordów stosujemy opcję (3) (bez łączenia historii). Podobnie rzecz ma się z innymi danymi (np. jeżeli rekordy różniły się afiliacją).