Przed rozpoczęciem wprowadzania należy sprawdzić, czy dany rekord nie jest już w bazie danych. Najbardziej pewnym sposobem weryfikacji duplikatu jest identyfikator zewnętrzny. W przypadku osoby może to być ORCID. Mniej pewnym, ale także dobrym sposobem będzie szukanie wg. nazwiska.
W przypadku publikacji istotnym identyfikatorem jest DOI, dlatego zaleca się weryfikowanie duplikatu publikacji przez wyszukanie za pomocą DOI. Jeżeli takie wyszukiwanie nie daje efektu, zaleca się także zweryfikowanie duplikatu przez wyszukiwanie poprzez tytuł.
Wprowadzanie danych można realizować na kilka sposobów:
a) tradycyjnie, tj. poprzez wywołanie pustego formularza danych (funkcja Dodaj nowy),
b) za pomocą automatycznego wczytania danych bibliograficznych przez podanie DOI
c) poprzez automatyczny import danych (Scopus, Pubmed)
d) poprzez import danych z pliku w formacie BibTeX (w tym z Google Scholar, BazTech, menedżerów bibliografii)
Podpunkt a został omówiony w rozdziale Typy wprowadzanych danych [roboczy]
Podpunkty b-d zostały omówione w rozdziale 7. Importowanie danych do Bazy Wiedzy [roboczy] .
Uwagi ogólne związane z wprowadzaniem nowych danych:
przy wprowadzaniu danych korzystaj ze wszystkich dostępnych indeksów. W przypadku publikacji są to: indeksy autorski: (autor i autor instytucjonalny), języki, czasopisma i serie, konferencje (wydarzenia), konferencje (tytuł), kraje, obszary, dziedziny, dyscypliny nauki, kierunki studiów, specjalności.
Indeksy mogą być rozszerzane w zależności od potrzeb redaktorówsprawdź, czy dane pomocnicze są wpisane do bazy, jeśli nie – zgłoś to osoby odpowiedzialnej za te dane – tj. do administratora aplikacji; w przypadku artykułu mogą to być takie dane jak tytuł czasopisma, nazwa serii lub tytuł konferencji
w formularzach do wpisywania danych pola obowiązkowe są oznaczone gwiazdką:
Jeżeli pole obowiązkowe nie zostanie wypełnione, pojawi się komunikat wyróżniony czerwonym kolorem – “Wartość jest wymagana”
