Kolejne kroki przy konwersji danych z formatu ankiety jednostki do formatu BibTeX:
Otworzenie pliku Excela odpowiedniego dla przetwarzanego typu danych, np. przy przetwarzaniu artykułów z czasopism (lista A), należy otworzyć plik o nazwie A_J-BibTeX_Artykuly_A.xls
O ile arkusz Publikacje zawiera nieaktualne dane (np. z poprzednich przetwarzań wskazane wyczyszczenie tych danych)
Wkopiowanie do arkusza Publikacje danych z odpowiedniego arkusza ankiety jednostki, np. przy przetwarzaniu artykułów z czasopism (lista A), należy do arkusza Publikacje wkopiować opisy z arkusza, który zawiera dane artykułów z listy A
Przejście na arkusz konwersji, np. przy przetwarzaniu artykułów, przechodzimy na arkusz BibTeX_Artykuły
Arkusz konwersji zawiera w pierwszej kolumnie formuły, których zadaniem jest wygenerowanie odpowiednich danych na podstawie danych z arkusza Publikacje.
Ustawiamy się na komórce Pierwszego wiersza pierwszej kolumny i po ustawieniu kursora na prawym dolnym rogu komórki przeciągamy myszką w dół, aby zdefiniowana formuła zadziałała na tylu wierszach, ile zawiera arkusz Publikacje.
Może zajść potrzeba wyczyszczenia nadmiarowych wierszy pozostałych po wykorzystaniu arkusza w poprzednich konwersjach. Trzeba jednak uważać, aby nie usunąć formuły z pierwszego wiersza, aby nie utracić treści formuły.
W ten sposób powinniśmy uzyskać w arkuszu konwersji dane z arkusza Publikacje w formacie BibTeX.Po wygenerowaniu w arkuszu konwersji danych w formacie BiBTeX należy zapisać je do pliku tekstowego, który będzie służył do importowania danych do SBW.
W tym celu musimy być ustawieni na arkuszu konwersji i wybieramy opcję ”Plik” / ”Zapisz jako” a jako typ zapisu danych ”CSV (rozdzielany przecinkiem)”. Następnie akceptujemy lub zmieniamy nazwę/położenie pliku i kończymy proces tworzenia pliku wyjściowego.Utworzony plik wyjściowy może jeszcze wymagać konwersji kodowania znaków polskich do UTF8.
W tym celu można posłużyć się dostępnymi konwerterami albo edytorami tekstowymi, które umożliwiają taką konwersję. Jednym z takich edytorów jest dostępny w internecie edytor Notepad++
Uwagi
Przed załadowaniem opisów rozdziałów należy koniecznie załadować dane książek i/lub tomów, aby podczas ładowania danych rozdziałów mogły być na bieżąco rozwiązywane odesłania do opisów książek/tomów.
W opisach materiałów konferencyjnych brak informacji dotyczących czasopisma i z tego powodu standardowo wszystkie takie materiały będą ładowane do repozytorium jako rozdziały z książki.
Jeśli wiadomo, że dana publikacja ukazała się jako artykuł w czasopiśmie, to dodatkowo należy w kolumnach J oraz K arkusza Publikacje (plik A_J-BibTeX_MatKonf.xls) wpisać odpowiednio ISSN oraz tytuł tego czasopisma. W takim przypadku publikacja będzie przenoszona do bazy jako artykuł z czasopisma, a nie jako rozdział z książki.W ramach testów zauważono, że wielu autorów posiada w danych jednostki drugie imię, natomiast w SBW występują oni tylko z jednym imieniem, gdyż takie dane zostały przekazane z systemu kadrowego. Ze względu na te różnice, w trakcie importowania danych z ankiety jednostki zachodzi potrzeba uzgadniania tożsamości tych autorów. Gdyby przed importowaniem tych danych uzupełnić drugie imiona, to w fazie importowania następowałoby automatyczne dopasowanie autorów.