Pełny opis funkcji importu danych do BW zawarty jest w Podręczniku Administratora. Poniżej opisujemy jedynie te funkcje, które są zwykle dostępne dla redaktorów i/lub super-redaktorów.
Upoważniony redaktor ma możliwość uzupełnienia zbioru publikacji każdego autora z jednostki, którą obsługuje. Import metadanych można realizować na kilka sposobów, m.in.:
za pomocą automatycznego wczytania danych bibliograficznych przez podanie DOI
poprzez automatyczny import danych (Scopus, Pubmed)
poprzez import danych z pliku w formacie BibTeX lub RIS.
Zaimportowane rekordy mają automatycznie nadany status “Niekompletny”. Należy zweryfikować poprawność wszystkich zaciągniętych danych.
Opisy wszystkich zaimportowanych publikacji należy przejrzeć także pod kątem ewentualnych powiązań z innymi obiektami w Bazie Wiedzy np.
jeżeli zaimportowaliśmy opis rozdziału z książki to, trzeba powiązać rekord z odpowiednim tytułem dokumentu
jeżeli publikacja jest materiałem konferencyjnym, należy powiązać ją z odpowiednim wydarzeniem
jeżeli publikacja powstała w ramach projektu, wówczas należy opis powiązać z odpowiednim opisem projektu w bazie. Więcej o typach publikacji znajduje się w rozdziale Typy wprowadzanych danych [roboczy]
Dopiero po weryfikacji poprawności danych we wszystkich zakładkach formularza, można zmienić status na “Kompletny”.