Zgodnie z zasadą obowiązującą dla systemów typu CRIS (Current Research Information System) System Bazy Wiedzy wykorzystywany jest do gromadzenia opisów podstawowych efektów działalności naukowo-badawczej pracowników instytucji, które obejmują. W związku z tym struktury danych w systemie są odzwierciedleniem koncepcji formatu wymiany danych CERIF, dotyczącego działalności naukowej.
Oznacza to, że konstrukcja Bazy Wiedzy opiera się na trzech podstawowych strukturach danych:
Opis struktury uczelni
Opis naukowców, doktorantów i (opcjonalnie) dyplomantów – profil naukowca
Opis dorobku naukowców, doktorantów i studentów – efekty działalności naukowej
Ponadto efektem działalności uczelni jako całości są:
wydawane czasopisma,
organizowane konferencje.
Struktury danych są strukturami XML. Ich semantyka jest z jednej strony podporządkowana wymogom parametryzacji uczelni, z drugiej zaś strony standardom międzynarodowym. W zakresie opisów bibliograficznych dotyczy to Anglo-American Cataloguing Rules (AACR), w zakresie harvestingu danych bibliograficznych, jest to format Dublin Core.
Struktury danych są udostępniane w formie wymaganej przez koncepcję pajęczyny semantycznej (Semantic Web), tzn. w formie Linked Open Data (LOD) .