Baza Afiliacji służy do utrzymywania opisu struktury jednostki, dla której prowadzone jest repozytorium.
Baza powinna być jednorazowo zasilona z systemu kadrowego jednostki naukowej zarówno w kategorii struktury organizacyjnej jednostki, jak i danych osobowych (pracowników). W trakcie eksploatacji baza powinna być uzupełniona w zależności od zmian organizacyjnych uczelni. Powinna tez być uzupełniana o dane pozostałych autorów powiązanych z jednostką: doktorantów, dyplomantów, emerytów itp.
Uwaga: Baza Afiliacji nie może być zmieniana przez redaktorów. Możliwość dokonywania zmian w tych obiektach ma tylko osoba o uprawnieniach administratora, który może też dokonywać zmian globalnych. Po każdorazowej zmianie w opisach jednostek w drzewku afiliacji trzeba koniecznie użyć przycisku ‘Zresetuj drzewo afiliacji’ (dla pewności 2 razy) znajdującego się powyżej drzewka afiliacji, gdyż tylko wtedy wprowadzone zmiany zostają rzeczywiście odzwierciedlone w systemie
Opis jednostek zawiera elementy pokazane na rysunku zamieszczonym poniżej na przykładzie opisu Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych PW. Opis Wydziału zawiera podobne elementy jak opis jednostki podrzędnej np. Instytutu, a jedynie w polu ”Afiliacja nadrzędna” wskazuje Politechnikę Warszawską. Natomiast w przypadku Politechniki pole to jest puste, gdyż w używanej strukturze nie ma potrzeby wychodzenia poza uczelnię.
W przypadku Politechniki Warszawskiej wprowadzono dwustopniowy podział jednostek np.
Wydział/Instytut lub Wydział/Katedra lub Wydział/Zakład.
Możliwy jest dowolny podział instytucji naukowej i jej jednostek. W zasadzie struktura instytucji powinna odzwierciedlać formalną strukturę jednostki, ale zaleca się umieszczanie tylko tych jednostek, które uczestniczą w wytwarzaniu dorobku naukowo-badawczego instytucji. Warto też zwrócić uwagę, że umieszczanie jednostek niższych poziomów (np. poziom 3 lub 4) może okazać się mało przydatne, a ze względu na częste zmiany struktury na tych poziomach, może powodować wiele kłopotów z utrzymaniem spójności i właściwej afiliacji pracowników.
Drzewo afiliacji prezentuje poniższy zrzut z ekranu
