Wersjonowanie danych ma zasadnicze znaczenie w procesie udoskonalania danych badawczych. Pozwala zachowywać starsze wersje i wprowadzać nowsze, to zaś daje możliwość śledzenia zmian i wykorzystanie tego zarówno w procesie rozwoju danych badawczych jak też w procesie badawczym. Nowe tworzone wersje mogą brać pod uwagę specyficzne potrzeby innych grup użytkowników (np. wykorzystujących zmodyfikowane dane do innych celów, niż wersje pierwotne).
W module danych badawczych jest możliwość tworzenia nowych wersji zgodnie z istniejącymi standardami dla wielowesyjnych repozytoriów danych badawczych, w tym z zaleceniami DataCites (w kontekście nadawania DOI). Nową wersję może utworzyć jedynie autor istniejących opublikowanych danych, przy czym jest ograniczenie, że można edytować tylko jedną wersję dla określonych danych badawczych. Dopiero po zakończeniu i opublikowaniu jednej wersji można rozpocząć prace nad kolejną wersją.
Podstawowym założeniem jest, że nowa wersja jest tworzona przez
skopiowanie ostatniej (najnowszej) wersji danych badawczych
zmodyfikowanie metadanych oraz plików na bazie istniejącej kopii
Poniżej przedstawiamy techniczne rozwiązania dotyczące tworzenia wersji. Wersję można tworzyć tylko wtedy, gdy
Rekord wersjonowany jest opublikowany (zamknięty), a ponadto
Nie towarzyszy mu żadna inna wersja, która nie jest opublikowana
Funkcja utworzenia nowej wersji pojawia się na widoku publicznym danych badawczych. Osoba, która zamierza utworzyć nową wersję istniejących danych badawczych musi być autorem / współautorem tych danych. Jeżeli ten warunek jest spełniony to należy:
zalogować się
otworzyć swój profil
przejśc do zakładki Dane Badawcze
odszukać snippet danych badawczych, dla których autor ma zamiar utworzyć nową wersję
przejść do widoku publicznego
zastosować funkcję Utwórz nową wersję
Po zastosowaniu funkcji Utwórz nową wersję powstaje rekord tej wersji przez skopiowanie ostatniej wersji.
Kopiowane są wszystkie pola merytoryczne z wyjątkami:
DOI z wersji 1 jest kopiowane do specjalnego pola „Dziedziczone DOI” (każda kolejna wersja nie ma pola DOI tylko „dziedziczone DOI”). To pozwoli walidować rekord po DOI w polu DOI bez brania pod uwagę wartości z pola „dziedziczone DOI”
Nie jest kopiowane pole Status danych badawczych (jest ustawiany na wartość „w trakcie edycji”
Nie są kopiowane uwagi redaktora (?)
Status nowej wersji jest w trybie edycji. Autor może procedować ten rekord tak, jak proceduje się deponowanie pierwszej wersji nowego rekordu, przechodzi przez wszystkie fazy deponowania danych badawczych - od edycji do zgłoszenia do weryfikacji. Po zgłoszeniu do weryfikacji rekord nowej wersji jest analizowany pod względem kompletności przez stewarda, po czym następuje przejście do opublikowania rekordu.
W repozytorium przyjmuje sie konwencję, że wprowadzenie istotnych zmian wymaga zmiany numeracji (poprzez rozpoczęcie nowej numeracji i przejście np. z 3.x na 4.x). Zwykle wiąże się to z nadaniem wersji początkującej nową generację nowego DOI. W tej fazie autor ustala ze stewardem, czy nowa wersja charakteryzuje się na tyle istotnymi zmianami, że zasługuje na nowe DOI i specjalne oznaczenie nowego etapu rozwoju danych badawczych.
Merytoryczne przesłanki do przypisania tworzonej wersji statusu “nowej generacji” należą do autora (autorów) danych badawczych. Metodologiczne rekomendacje można znaleźć w dokumencie CODATA: