Rekord ewaluacji powinien być zdefiniowany tak wcześnie jak tylko jasne są reguły ewaluacji. Wartości tego rekordu mogą być uzupełniane w miarę jak wyjaśniają się i/lub zmieniają dane związane z ewaluacją. Podstawowe dane zawarte w rekordzie ewaluacji są przedstawione na rysunkach poniżej:
Pierwsza strona formularza rekordu ewaluacji zawiera następujące dane:
Nazwę rekordu (ze wskazaniem okresu ewaluacji)
stan aktywności (tylko jeden rekord ewaluacji powinien być aktywny)
daty związane z ewaluacją określone w rozporządzeniach
data blokady - oznacza datę zablokowania procesu przekazywania danych do PBN
data ewaluacji - oznacza faktyczną datę rozpoczęcia procesu ewaluacji (Dz.U.2018.1669, Akt obowiązujący, wersja od: 24 czerwca 2020 r.) za okres 2017-2021
data zakończenia ewaluacji - spodziewana data ogłoszenia wyników ewaluacji
Typy rekordów - w tym polu przechowywane są typy rekordów przekazywanych do PBN (w obecnej ewaluacji nie obejmuje to innych typów, np. patentów)
Początek okresu ewaluacji - rok rozpoczęcia zbierania dorobku podlegającego ewaluacji
Koniec okresu ewaluacji rok - zakończenia zbierania dorobku podlegającego ewaluacji
Na stronie drugiej formularza rekordu ewaluacji wyszczególnione są
parametry ewaluacji specyficzne dla dyscyplin
liczby N, N0, N1 i N2, wynikające z zapisów w bazie Pol-On
N – liczba pracowników, którzy złożyli oświadczenia,
N0 – liczba pracowników zatrudnionych >=24 (36) miesięcy, bez publikacji
zgodnych z wykazem
N1 – liczba pracowników, którzy nie złożyli oświadczenia o zaliczeniu do N,
N2 – liczba pracowników, którzy nie złożyli oświadczenia o wyborze dyscypliny
współczynniki liczby - współczynniki opisane w paragrafie 17, pkt.8 oraz pkt.9 rozporządzenia o ewaluacji
współczynniki specyficzne określone w rozporządzeniu dla poszczególnych dyscyplin (obecnie wyróżnione są współczynniki dla niektórych nauk humanistycznych)
parametry ogólne związane z obliczaniem wartości dorobku
Pokazuje to rysunek poniżej
Uwaga:
Wartość parametru N jest wyznaczane w systemie SEDN. W wersji docelowej modułu ewaluacji będzie istniała możliwość wyliczenia N w oparciu o historię zatrudnienia, co pozwoli zweryfikować zgodność danych z systemach OMEGA-PSIR i SEDN.
Wartości parametrów N0, N1 powinny być określone przez służby uczelni odpowiedzialne za zgodność danych w bazie wiedzy i w Pol-ONie, po analizie dostępnych danych w Pol-ONie i w bazie wiedzy, a następnie zweryfikowane z danymi w systemie SEDN.