Bardzo efektywnym sposobem zapełnienia SBW jest ściągnięcie danych bibliograficznych z bazy Scopus (dostępne od wersji 2.0.x). Proces załadowania SBW danymi ze Scopusa można przeprowadzić w instalacji, która ma dostęp do API bazy Scopus (każda jednostka posiadająca licencję do bazy Scopus może się zarejestrować i otrzymać klucz dostępu). Jeżeli jest dostęp do bazy Scopus, proces taki można przeprowadzić wg następującego schematu:
Dla każdego naukowca uczelni należy wykonać połączenie z bazą Scopus;
Należy uruchomić procedurę ładowania danych z bazy Scopus
Przeprowadzić analizę uzyskanych danych
Krok (1) może być wykonany
przez redaktorów,
można także uruchomić proces łączenia naukowców z bazą Scopus przez samych naukowców (crowdsourcing).
W przypadku, gdy nie ma jeszcze kanałów komunikacji z autorami opcja (a) jest prostsza. Jeżeli jednak pracownicy mają możliwość logowania się do bazy danych, można tę akcje zrealizować wg opcji (b), ponieważ procedura ta jest bardzo prosta i nie wymaga głębokiej wiedzy technicznej.
W obu przypadkach łączenie autora z bazą Scopus realizowany jest z profilu autora (autorzy muszą być poprawnie załadowani do SBW). Dokładny opis procedury połączenia profilu autora z bazą Scopus jest przedstawiony w Podręczniku Użytkownika p. 2.4.2.2 (wersja z roku 2019). Dobrze jest, aby w przypadku, gdy autor posiada wiele profili w bazie Scopus, pracownicy Biblioteki zgłosili wniosek do Scopusa o połączenie tych profili, zanim przeprowadzone będzie łączenie.
Krok (2) jest wykonywany z menu Funkcje Pomocnicze → Autorzy i pracownicy.
Na ekranie wyszukiwania autorów można zaznaczyć flagę Identyfikator Scopus i zweryfikować, w jakim stopniu krok (1) został zrealizowany. Można też ten krok realizować w częściach np. ograniczać autorów z połączeniem według afiliacji (np. realizować ten proces wydziałami).
Jeżeli z wybranych autorów jest akceptowana należy (Rys. 10.2):
Dokonać selekcji autorów (wszystkich za pomocą ikony, lub zaznaczając konkretne pole wyboru przy autorze)
wybrać funkcję importowania ze Scopusa (najpierw 3 pionowe kropki na pasku wyników wyszukiwania, następnie opcja importu).
Rysunek 5.1 Wyszukiwanie autorów połączonych z bazą Scopus
Rysunek 5.2 Uruchomienie importu „masowego” z bazy Scopus
Po uruchomieniu opcji importu pojawia się ekran importu danych (rysunek poniżej).
Na ekranie tym można wyspecyfikować okres (od - do), z którego chcemy zaimportować publikacje oraz określić parametry importu:
Co do duplikatów rekordów znalezionych w bazie Scopus i już istniejących w bazie wiedzy można przyjąć następujące parametry:
pominąć – w trakcie importu system zignoruje duplikaty
nadpisać – system nadpisze rekordy w bazie wiedzy odpowiadającymi im rekordami z bazy Scopus
zapytać użytkownika – użytkownik po oglądnięciu obu rekordów zadecyduje o sposobie postępowania
W przypadku, gdy nie ma pewności, jak podłączyć autorów, czasopismo, itp. możliwe są parametry:
Zapytać użytkownika – jest to prośba o rozstrzygnięcie wątpliwości w zakresie autorstwa, czy też innych połączeń;
Pominąć – w tym przypadku system pominie rekord z wątpliwościami i nie będzie zatrzymania procesu importu
Zapisać bez rozstrzygania wątpliwości – w tym przypadku rekord będzie zapisany z najlepiej pasującym dopasowaniem (także bez zatrzymania procesu importu
Ustawienie parametru Collective author Threshold powoduje, że w przypadku liczby autorów poniżej progu, wszyscy są zapisani jako autorzy indywidualni. Gdy liczba autorów jest większa niż próg, lista autorów jest traktowana, jako autor kolektywny. Z listy tej do autorów indywidualnych będzie przepisany autor pierwszy i wszyscy autorzy jednostki;
Przy okazji importu można
aktualizować identyfikatory zewnętrzne publikacji (identyfikatory w bazie Scopus) - parametr „Aktualizuj identyfikatory zewnętrzne”;
aktualizować wskaźniki publikacji (cytowania)
ustawiać status importowanego rekordu.
Po ustaleniu tych parametrów i rozpoczęciu importu system pokazuje listę znalezionych rekordów w bazie Scopus. Redaktor może wybrać pojedyncze rekordy do importu lub zaznaczyć ze maja być zaimportowane wszystkie.
Rysunek 5.3 Ekran importu „masowego” z bazy Scopus