Rekord Instytucja może być wykorzystywany w opisach różnych obiektów, dlatego powinien zawierać komplet danych.
Indeks instytucji jest wykorzystywany w opisach m.in. jako:
autor instytucjonalny - pole stosowane, np. jeżeli w publikacji nie można ustalić autora, ani redaktora, a znana jest instytucja inicjująca powstanie danego dokumentu (może to być instytut, stowarzyszenie, klub, itp.)
partner
lokalizacja aktywności naukowca (np. członkostwo w stowarzyszeniu, wizyta naukowa na zaproszenie, itp.)
afiliacja zewnętrzna
Przed rozpoczęciem wprowadzania danych należy sprawdzić, czy dany rekord nie jest już w bazie zarejestrowany.
Więcej w rozdziałach Wyszukiwanie przez formularz i Wprowadzanie danych
Nazwę instytucji powinno podawać się w kompletnej strukturze hierarchicznej, rozpoczynając zapis od nazwy jednostki najwyższego rzędu. Podstawowymi źródłami do ustalenia hierarchii są statuty organizacji, baza OPI (Nauka Polska) oraz strony internetowe organizacji.
Formularz wprowadzania danych został podzielony na dwie zakładki: Dane podstawowe i Profil.
Na formularzu zaznacza się warunki ważne przy parametryzacji, jeżeli są one spełnione:
Instytucja/zespół spełnia ogólne wymagania dotyczące uwzględnienia w ocenie parametrycznej jednostek
Kategoria instytucji (punkty przyznawane są instytucjom naukowym i edukacyjnym)
Zakładka Profil dzieli się na dwie podzakładki Dane kontaktowe i Opisy
Zakładka Dane kontaktowe
Zakładka Opisy
Jeśli rekord instytucji tworzony jest z poziomu opisu publikacji, to przy jego zapisywaniu należy zaznaczyć checkbox Podany rekord jest nowy, czy wpisać go do głównej listy? Zostanie on zapamiętany w indeksie instytucji.