W obecnej wersji funkcjonalność workflow może być wykorzystywana na potrzeby utrzymywania bazy projektów.
Jednym z elementów organizacji obiegu opracowania jest definiowanie grup użytkowników. Zdefiniowanie grup użytkowników ułatwia przydzielanie uprawnień użytkownikom, którzy uczestniczą w procesie opracowania.
Pojęcia „grupa użytkowników” służy do bardziej szczegółowego określania zakresów przywilejów dostępu do danych i funkcji. Podział na grupy jest definiowany pod kątem roli i uprawnień w procesie przepływu pracy (workflow).
Poszczególnym grupom przypisywane są klasy obiektów.
W przykładowym rozwiązaniu stosowanym w Politechnice Warszawskiej zdefiniowano następujące grupy użytkowników:
Central project services (COPadministrator): [administrator]
grupa przypisana do klasy obiektów:
Projekty zarządzane przez COP (maincentral)
Central project services (COPeditor): [editor];
grupa przypisana do klasy obiektów:
Wnioski projektowe zarządzane przez COP (projectapplication:maincentral)
Projekty zarządzane przez COP (maincentral)
Central project services (COPeditorlimited): [editorlimited]
grupa przypisana do klasy obiektów:
Projekty zarządzane przez COP (maincentral)
Projekty zarządzane na poziomie wydziałów (FacultyEditor): [editor]
grupa przypisana do klasy obiektów:
Projekty zarządzane przez wydziały (mainlocal)
Zarządzanie typami projektów centalnych (COPpptadministrator): [administrator]
grupa przypisana do klasy obiektów:
Rodzaje projektów/programów zarządzane przez COP (mainpptcentral)
Dane słownikowe zarządzane przez COP (mainddcentral)
Zarządzanie typami projektów wydziałowych (FacultyPptEditor): [editor]
grupa przypisana do klasy obiektów:
Rodzaje projektów/programów zarządzane przez wydziały (mainpptlocal)
Podział ten zakłada różne grupy administratorów w jednostce centralnej obsługi projektów oraz osoby na wydziałach odpowiedzialne za projekty.