FAQ - zadawane przez redaktorów

1. Czy imię autora należy podawać  jako inicjał(y) ?

Odp: Nie. Dane osobowe autora należy wpisywać z podaniem pełnego imienia autora, ewentualnie drugie imię może być skrócone do inicjału, np. Henryk Rybiński, Kajetana Marta Snopek (ewentualnie Kajetana M. Snopek), Agnieszka Mossakowska-Wyszyńska. Jest to kategorycznie konieczne w przypadku pracowników Uczelni, w przypadku autorów spoza Wydziału, szczególnie, gdy uzyskanie poprawnych danych nie jest możliwe, można wpisać inicjały imienia.

1. Czy można scalać opisy autora jeśli dany autor zmieniał nazwisko albo zmieniał przyporządkowanie do Instytutu ?

Odp: Tak. Scalanie jest w tym przypadku możliwe, jednak należy przyjąć, że opisy publikacji tworzonych pod poprzednim nazwiskiem (lub w ramach innego instytutu) powinny pozostać niezmienione. W takim przypadku należy użyć przycisk ‘połącz zaznaczone rekordy (również w historii’)’.

Jeśli wszystkie opisy powinny zostać przypisane do jednej wersji opisu autora używamy przycisku ‘połącz zaznaczone rekordy’.

1. Co należy wpisać w polu Tom, jeśli nie jest znany numer tomu/woluminu ?

Odp: 0. Jeśli nie jest znany numer tomu/woluminu, w polu Tom możemy wpisać 0, co będzie skutkowało ignorowaniem tej informacji przy prezentowaniu opisu.

1. Jak należy wpisywać dane dotyczące stron w polu Paginacja ? 

Odp: Dane dotyczące liczby stron wpisujemy bez żadnych dodatkowych skrótów tekstowych typu str., ss., s., pp.

Dla artykułów z czasopism i rozdziałów książki podajemy zakres stron, np. 23-45, 197-211, natomiast dla książek podajemy liczbę stron, np. 241

Przy prezentacji danych system automatycznie dołoży odpowiednie skróty w zależności od wersji językowej portalu.

Uwaga. po wpisaniu liczbowego zakresu stron, system obliczy sugerowaną objętość w arkuszach, którą można potem zmieniać ( o ile zachodzi taka potrzeba). Gdy objętość zostanie wyliczona, zakres stron można uzupełnić o wymagane zapisy nienumeryczne, np. XL23-LI45 

1. Jak należy wpisywać dane dotyczące tomu/woluminu numeru/zeszytu czasopisma ?

Odp: Dane dotyczące tomu/woluminu numeru/zeszytu czasopisma wpisujemy bez żadnych dodatkowych skrótów tekstowych typu vol., t., tom, z.

Przy prezentacji danych system automatycznie dołoży odpowiednie skróty w zależności od wersji językowej portalu.

1. Jak wprowadzać opis materiałów konferencyjnych ?

Odp: W systemie Repozytorium przyjęto założenie, że materiałem konferencyjnym jest publikacja, która w swoim opisie zawiera dane dotyczące konferencji. Materiałem konferencyjnym może więc być książka lub rozdział w książce wydanej pod auspicjami konferencji, może to być także artykuł opublikowany w zeszycie specjalnym czasopisma, dedykowanym konferencji,  itp.

Przy wprowadzaniu opisu ”materiału konferencyjnego” należy więc stosować ogólne podejście przyjęte w systemie Repozytorium do kwalifikowania publikacji. Jeśli jest to książka tworzymy opis książki, jeśli jest to artykuł, tworzymy opis artykułu (jako Artykuł z czasopisma), jeśli jest to rozdział w książce, tworzymy opis artykułu (jako Rozdział w książce).

W przypadku materiału konferencyjnego musimy zadbać, aby na odpowiednim poziomie opisu zostały wprowadzone dane dotyczące konferencji związanej z danym materiałem.

W każdym przypadku wskazane jest zapewnienie istnienia opisu konferencji jako takiej, do czego służy opcja menu głównego dostępna w sekcji ‘Funkcje pomocnicze’ jako ‘Konferencje’. Jeśli istnieje opis konferencji, to przy tworzeniu opisów materiałów konferencyjnych wystarczy zastosować odpowiednie powiązanie.

Przy tworzeniu opisu książki, dane dotyczące konferencji wprowadza się do pola Konferencja w zakładce ‘Powiązania’

Przy tworzeniu Rozdziału w książce, dane dotyczące konferencji podawane są w opisie książki związanej z konferencją w zakładce ‘Powiązania’. Powiązanie z książką ustanawia się w polu Książka w zakładce ‘Dane publikacji’

Przy tworzeniu Artykułu z czasopisma, dane dotyczące konferencji wprowadza się do pola Konferencja w zakładce ‘Dane publikacji’ 

1. Dlaczego nie mogę wybrać dołączanego pliku ?

Odp: W czasie dołączania pliku, w niektórych wersjach przeglądarki przycisk "Pick file" może być nieaktywny (wyszarzony). W takim wypadku należy włączyć tzw. "Widok zgodności" przeglądarki i wprowadzanie danych  kontynuować z włączoną opcją "Widok zgodności".

1. Dlaczego po dołączeniu zdjęcia nie jest ono prezentowane w oknie danych pracownika ?

Odp: W czasie dołączania plików (w tym fotografii), należy określić prawa dostępu do tego pliku. Domyślnie wszystkie pliki są prywatne. Brak określenia praw dostępu, powoduje, że np. fotografia pracownika będzie się ukazywała dopiero po zalogowaniu.

Aby fotografia była wyświetlana dla wszystkich użytkowników, należy dla pliku fotografii ustalić prawa dostępu: PUBLIC (w polu Prawa dostępu zaczynamy wpisywać: public i wybieramy z podpowiedzi "access PUBLIC ...")

1. Czy można utworzyć opis czasopisma z poziomu opisu artykułu  (tj z formularza artykułu)?

Odp: Tak. Można, ale nie jest to zalecane i ogólnie biorąc nie należy korzystać tej opcji, przynajmniej wtedy, gdy dany artykuł powinien mieć nadane punkty.

Przy tworzeniu opisu czasopisma z poziomu artykułu nie można nadać punktacji i taki artykuł nie będzie posiadał żadnych punktów. 

Dodatkową niedogodnością jest, że wprowadzone w ten sposób czasopismo nie jest dostępne dla funkcji podpowiedzi, gdy wprowadzamy inny artykuł z tego samego czasopisma, tzn. musimy ponownie wprowadzić szczegóły dotyczące czasopisma. 

1. Jak należy wykonać powiązanie do opisu czasopisma, jeśli brak jego opisu w bazie czasopism ?

Odp: W przypadku braku opisu czasopisma w bazie czasopism należy skontaktować się z super redaktorem i poprosić o utworzenie opisu czasopisma w bazie czasopism. Dopiero wtedy można będzie ustalić prawidłowe powiązanie z opisem czasopisma, co umożliwia również automatyczne nadanie punktów wisywanemu artykułowi.

1. Czy praca redaktora ma wpływ na punktację, jaką system nadaje publikacji ?

Odp: Jak najbardziej. Punktacja nadawana jest publikacji w sposób automatyczny, ale zależy ona od danych, które wprowadza redaktor, a nawet od sposobu ich wprowadzenia.

Klasyczne artykuły z czasopisma nie powodują raczej problemów, a nadawana punktacja zależy od czasopisma i roku opublikowania, jednak nawet w tak oczywistej sytuacji należy zachować uwagę, aby powiązać z artykułem właściwy rekord czasopisma, co jest szczególnie istotne w przypadku występowania w bazie czasopism czasopism o zbliżonej charakterystyce lub duplikatów. Trzeba wtedy wybrać czasopismo zgodnie z danymi publikacji , ale ten jego rekord, który zapewnia nadanie właściwej liczby punktów.

Na formularzu wprowadzania opisu publikacji jest kilka innych pól, które mogą mieć zasadniczy wpływ na nadawaną punktację, w szczególności chodzi tu o pole Rodzaj publikacji.

Niektóre z wybieranych w tym polu określeń, powodują, że publikacja otrzyma 0 punktów, nawet jeśli dotyczy to wysoko punktowanego czasopisma, inne powodują nadanie zaledwie 25% punktacji przypisanej do czasopisma.

Ponadto, istnieje pole Pomijane przy ocenie parametrycznej, którego zaznaczenie, wymusza nadanie 0 punktów, bez względu na inne charakterystyki opisu.

1. Czy można wykonać bardziej zaawansowane przeszukiwanie bazy danych, którego nie daje się uzyskać za pomocą dostępnych ekranów wyszukiwawczych

Odp: Tak. Redaktor ma możliwość użycia zapytań z wykorzystaniem zaawansowanych formuł wyszukiwawczych.

Szerszy opis formuł wyszukiwawczych oraz zasad ich stosowania podano na stronie Forum użytkowników oprogramowania Omega-PSIR pod adresem:
http://forum.omegapsir.ii.pw.edu.pl/t/formuly-wyszukiwawcze/75

1. Czy autorów rozdziałów monografii należy wprowadzić jako autorów monografii?

Odp: Nie. W klasycznym podejściu, w opisie bibliograficznym publikacji wyróżnia się dwa poziomy opisu:

• opis na poziomie analitycznym

• opis na poziomie monograficznym

Opis na poziomie analitycznym dotyczy fragmentu zbiorczej publikacji, którym zwykle jest artykuł w czasopiśmie albo rozdział w książce (monografii).

Natomiast opis na poziomie monograficznym dotyczy tej zbiorczej publikacji jako takiej, a więc będzie zawierał,   m.in., tytuł, rok wydania książki oraz jej autorów lub redaktorów (zwykle umieszczanych na pierwszej stronie książki).

1. Czy redaktor może uzupełniać listę czasopism o nowe tytuły lub aktualizować dostarczone wraz z oprogramowaniem?

Odp. Nie, do aktualizacji i zmian na liście czasopism uprawnienia redaktora nie są wystarczające. Do tych prac  jest  upoważniony admin, lub superdataentry posiadający dodatkowo uprawnienia:   journalseries oraz scoring.

P15  Czy wartość w polu “status rekordu” ma wpływ na widoczność zasobu w repozytorium?

Odp. Tak, tylko rekordy ze statusem kompletnym są  widoczne publicznie, tzn. bez logowania.

P16 W jakich sytuacjach przydatne jest oznaczenie statusu “niekompletnego” rekordu?

Odp.  Oznaczenie statusu jako “niekompletny” pozwala na zapisanie rekordu bez uzupełnionych
pól obowiązkowych (z gwiazdką). Jest to przydatne gdy np. brakuje nam danych wymaganych
w polach obowiązkowych, ale chcemy zachować rekord oraz dotychczas wprowadzone dane.
Rekord zapisany ze statusem niekompletnym nie jest widoczny publicznie.

P17 Co oznacza status “weryfikowany”?

Odp.

P18 Co oznacza “a*” przed nazwą pól w formularzach?

Odp. Pola z “*” są polami obowiązkowymi i system nie pozwoli na zapisanie rekordu, jeżeli
istnieje nieuzupełnione pole obowiązkowe. Literą “a” są oznaczone pola obligatoryjne, które
uzupełniamy alternatywnie np. “a*Autor zbiorowy”, “a*Autor” oraz “a*Autor instytucjonalny” -
jedno z pól musi być uzupełnione.

P19 Czy w formularzach opisujących np. książkę, rozdział, artykuł, projekt trzeba uzupełniać wszystkie
pola?

Odp. Ogólna zasada jest taka, że uzupełniamy wszystkie pola obowiązkowe oraz te, które
są istotne dla danego typu danych, np. dla artykułu z czasopisma: rodzaj publikacji, autor,
całkowita liczba autorów, język, DOI, URL, plik, tytuł czasopisma/serii, tom, nr, rok wydania,
paginacja.

P20 Czy import opisu publikacji np.  po nr DOI wymaga dodatkowej weryfikacji poprawności?

Odp. Tak, po każdym imporcie, należy edytować formularz, zweryfikować poprawność pobranych
danych i uzupełnić informacje, które nie są pobierane w ramach importu, np. rodzaj, publikacji,
całkowita liczba autorów.

P21 Co należy zrobić w przypadku wykrycia podwójnego rekordu, np. tej samej publikacji
wprowadzonej przez dwóch redaktorów?

Odp. Przed przystąpieniem do manualnego wpisania opisu publikacji do bazy lub  przed
rozpoczęciem importu automatycznego, należy sprawdzić czy tytuł istnieje w bazie.
Dodajemy nowy opis publikacji, jeżeli nie znajdziemy go w repozytorium. 

Jeżeli znajdziemy dwa takie same opisy publikacji lub zduplikowany inny typ danych, fakt taki
należy zgłosić do super redaktora lub administratora aplikacji, który scali rekordy.

P22 Dlaczego nie mogę znaleźć właściwego czasopisma w polu “tytuł czasopisma/serii”, w formularzu
opisu publikacji, mimo iż wiem, że dane czasopismo znajduje się w bazie czasopism?

Odp.  Pole “tytuł czasopisma/serii” prezentuje 20 pierwszych pozycji z bazy czasopism,
zawierających w nazwie wpisaną w pole frazę, np. “journal”. Listę oczywiście można rozwijać do
momentu gdy znajdziemy szukane czasopismo, łatwo jednak je przeoczyć. Najlepszym sposobem
jest wpisanie nr ISSN - pierwszych 4 cyfr lub 4 ostatnich. Wówczas liczba dopasowań jest znacznie
mniejsza, a samo wyszukiwanie dokładniejsze.

P23 Czy pole “objętość publikacji w arkuszach wydawniczych” jest polem uzupełnianym przez
redaktora?

Odp.  Nie, wartość w polu “objętość publikacji w arkuszach wydawniczych” jest wyliczana
automatycznie na podstawie wpisanej paginacji. 

Jeżeli wprowadzamy korektę w polu “paginacja”, należy również wyczyścić pole
“objętość publikacji w arkuszach wydawniczych”. Następnie sprawdzamy poprawność formularza
klikając przycisk u dołu strony. Wartość pola “objętość publikacji w arkuszach wydawniczych”
powinna zostać zaktualizowana.

P24 Czy konieczne jest dodawanie streszczeń oraz słów kluczowych do opisu publikacji?

Odp. Nie jest konieczne dodawanie streszczeń oraz słów kluczowych do opisu publikacji,
ale warto to robić. Słowa występujące w streszczeniach oraz słowa kluczowe wpływają na
indeksowanie i tworzenie chmury tagów widocznej w profilu naukowca.

Uwaga: w przypadku prac dyplomowych (w tym rozpraw doktorskich), pola streszczeń (wersja pl oraz ang) oraz słowa kluczowe są obowiązkowe.

P25 Jak można sprawdzić ile rekordów w bazie nie ma powiązania z jednostką?

Odp. W celu sprawdzenia liczby rekordów np. publikacji w bazie, należy wybrać w panelu
redaktora zakładkę artykuły i rozdziały (w tym materiały konferencyjne), kliknąć w nazwę
jednostki prawym przyciskiem myszy (pod polem do wyszukiwania publikacji), wybrać “wyklucz
przy wyszukiwaniu”, a następnie kliknąć “szukaj”. 

P26 Czy w repozytorium można przechowywać wnioski projektowe (niezatwierdzone aplikacje)?

Odp.  Tak, w systemie istnieje oddzielna zakładka dedykowana wnioskom projektowym, która
znajduje się w strukturze projektów.

P27 Jak wpisać do repozytorium doniesienia zjazdowe ustne lub plakatowe?

Odp. Aby wpisać doniesienie zjazdowe należy w pierwszej kolejności utworzyć opis wydarzenia
konferencyjnego. Następnie, jeżeli doniesienie było opublikowane  w suplemencie do
czasopisma, należy utworzyć opis publikacji i zaznaczyć w polu “rodzaj publikacji” -> Abstrakt
(praca oryginalna opublikowana w streszczeniach). Następnie w zakładce “dane publikacji” należy
w polu “konferencja” wybrać utworzone wcześniej wydarzenie konferencyjne. W trzecim kroku
należy utworzyć osiągnięcie zawodowe, gdzie w polu “rodzaj osiągnięcia” zaznaczamy: praca
przyjęta do prezentacji ustnej lub praca przyjęta do prezentacji plakatowej, a w zakładce
“powiązania”, w polu “powiązane artykuły” wskazujemy utworzony abstrakt. Wszystkie pola
z gwiazdką są obowiązkowe i trzeba je uzupełnić, aby zapisać rekord.
 

Jeżeli doniesienie było opublikowane w materiałach konferencyjnych typu proceedings,
w pierwszym kroku, jak poprzednio tworzymy opis wydarzenia konferencyjnego, w drugim kroku
tworzymy opis książki. W opisie książki,  w polu “rodzaj wydawnictwa książkowego” zaznaczamy
“inne”, określamy wartość w polu “autor zbiorowy” - organizator konferencji, a w zakładce “dane
publikacji”, w polu “konferencja” wskazujemy utworzone wydarzenie konferencyjne. W trzecim
kroku należy utworzyć rozdział w książce i powiązać go z utworzonym opisem książki. Rozdział
w książce tworzymy z poziomu zakładki “artykuły i rozdziały (w tym materiały konferencyjne)”,
gdzie w  zakładce “dane publikacji” zaznaczamy, że tworzymy rozdział w książce. Ważne jest, aby
w  zakładce “powiązania” wskazać daną książkę. Wszystkie pola obowiązkowe (z gwiazdką) należy
uzupełnić, aby zapisać rekord. W czwartym kroku, tworzymy opis osiągnięcia zawodowego,
ale w tym przypadku w zakładce “powiązania” wskazujemy zarówno utworzoną książkę typu
proceedings oraz rozdział w tej książce w polu “powiązane artykuły”.

Jeżeli doniesienie zjazdowe nie zostało opublikowane, wówczas w pierwszym kroku tworzymy
opis wydarzenia konferencyjnego. W drugim kroku dodajemy nowy “materiał niepublikowany”,
gdzie w polu “rodzaj materiału” określamy właściwą wartość, np. poster, uzupełniamy pola: tytuł,
autor, konferencja (wskazujemy utworzone wydarzenie konferencyjne).

P28 Jakie zmiany należy wykonać w systemie jeżeli pracownik jednostki zmienia miejsce pracy
(przestaje być pracownikiem Uczelni/Instytutu)?

Odp. Jeżeli pracownik odchodzi z Uczelni/Instytutu należy wyszukać jego profil z poziomu
“autorzy i pracownicy”, edytować profil i odznaczyć checkbox “Aktywny (dostępny w
wyszukiwaniu publicznym”. W ten sposób dorobek naukowy pracownika wypracowany w okresie
zatrudnienia w jednostce zostaje przy danej jednostce, ale nazwisko pracownika znika ze
statystyk oraz nie wyszukamy jego profilu w wyszukiwaniu publicznym.

Uwaga: Autor pozostaje na liście głównej pracowników, ale ma status nieaktywny.

Open