W zależności od organizacji pracy na uczelni ta część dokumentacji może być przydatna dla grupy redaktorów realizujących proces przesyłania danych do PBN. Ponieważ jednak zaprojektowana funkcjonalność jest bardzo prosta, w wielu przypadkach koordynator może samodzielnie zweryfikować spójność danych związanych z zatrudnieniem pracowników naukowych z ich deklaracjami i oświadczeniami.
W procesie przesyłania danych do PBN wiele błędów może wynikać z niewłaściwych danych dotyczących zadeklarowanych dyscyplin, oświadczeń, czy też niezgodności danych o zatrudnieniu. Błędy tego typu mają istotny wpływ na proces wysyłania danych do PBN, np. blokowany jest import danych do PBN, nie tylko dotyczących autorów z błędnymi danymi, ale też współautorów (por. Wykaz błędów importera do PBN), mogą prowadzić do kwalifikowania autora do grupy N0, czy nawet mogą powodować niespójność optymalnego koszyka wyliczanego w bazie wiedzy z koszykiem wyliczanym w SEDN. Dlatego jest niezwykle istotne, aby jak najwcześniej wykrywać zagrożenia wynikające z niespójności danych.
Mechanizmy do kontroli tego typów błędów są na stronie wyszukiwania naukowców (por. Rys. 1).
Po rozwinięciu zakładki Ewaluacja można zadawać pytania weryfikujące stan deklaracji dyscyplin i zgodności z rekordami zatrudnienia (Rys. 2).
Zanim omówimy te dodatkowe możliwości, rozważmy dokładniej problemy związane z autorami, którzy w całym okresie ewaluacji deklarowali więcej niż jedną dyscyplinę. Ilustruje to poniższy pokaz.