Informacje ogólne o module Mentoringu

Cele modułu

Celem Programu Mentoringu Projektowego Uczelni jest podniesienie jakości wniosków o zewnętrzne dofinansowanie projektów naukowych i w rezultacie zwiększenie liczby przyznanych grantów oraz podniesienie jakości realizacji projektów naukowych w Uczelni poprzez utworzenie kanału komunikacji pomiędzy doświadczonymi w realizacji projektów pracownikami Uczelni i pracownikami starającymi o granty lub je realizującymi.

Warunkiem zapewnienia drożności w komunikacji pomiędzy pracownikami wskazanych kategorii jest utworzenie łatwej w użytkowaniu i wyczerpującej bazy mentorów stanowiącej podstawowe źródło informacji dla potencjalnych mentorowanych o doświadczonych pracownikach deklarujących gotowość do wsparcia oraz o obszarze ich ekspertyzy. Baza powinna umożliwiać filtrowanie mentorów z uwzględnieniem różnorodnych kryteriów – szczegółowo opisanych w dalszej części dokumentu.

Wdrożony system informatyczny ma umożliwiać gromadzenie informacji o nawiązanych współpracach między mentorami a mentorowanymi, co umożliwi zarządzanie Programem oraz rozliczanie i gratyfikowanie mentorów (w sposób określony przez władze Uczelni).

Założenia

Przy realizacji systemu przyjęto następujące założenia:

Założenie 1

1. Przyjęto, że istnieje osoba „zarządzające” zespołem mentorów oraz kontrolująca ich działalność;

2. Każdy zalogowany użytkownik może przeszukać bazę mentorów i ewentualnie zgłosić zapotrzebowanie na pomoc w przygotowaniu wniosku projektowego;

3. Mentor otrzymujący zaproszenie do współpracy może zapoznać się ze szczegółami propozycji i może zaakceptować tę ofertę lub ją odrzucić. W przypadku odrzucenia oferty powinien podać uzasadnienie. Osoba

4. Zapotrzebowanie na pomoc w zakresie mentoringu powinno być rejestrowane w UBW jako rekord (rekord mentoringu); W zaakceptowanym rekordzie współpracy (mentoringu) osoba zgłaszająca jest nazywana „mentorowanym”, zaś mentor jest nazywany  „mentorującym”. Rekord mentoringu powinien zawierać wszystkie informacje o współpracy mentorującego z mentorowanym oraz ocenę współpracy (po zakończeniu współpracy).

Założenie 2

Ponieważ przewiduje się powszechny dostęp do systemu mentoringu, przyjęto założenie, że komunikacja wszystkich użytkowników systemu z systemem, w szczególności mentorów i mentorowanych powinna być bardzo prosta i intuicyjna.   Dlatego moduł mentoringu powinien być zrealizowany w taki sposób, aby interfejs wszystkich nowych funkcjonalności dla mentorujących i mentorowanych nie odbiegał od standardów interfejsu Bazy Wiedzy.  

Założenie 3

Funkcjonalności modułu mentoringu powinny być powiązane z innymi istniejącymi modułami. W szczególności przyjęto, że efektem mentoringu jest nowy wniosek projektowy, a w dalszej kolejności uzyskany grant. Ponieważ wnioski i uzyskane projekty są obsługiwane przez Centrum Obsługi Projektów (COP), informacja o zakończeniu prac nad wnioskiem, jak też informacja o uzyskaniu projektu powinna docierać do osoby mentorowanej natychmiast po wprowadzenie przez COP określonych rekordów do bazy danych. Dlatego w rekordzie mentoringu przewidziane są linki (powiązania) do rekordów wniosku i projektu. Linki te są wprowadzane do rekordu mentoringu przez osobę mentorowaną po uzyskaniu wiedzy (poprzez e-mail i alert wygenerowany przez UBW po pojawieniu się odpowiednich rekordów w UBW). Linki te, a szczególnie link do uzyskanego grantu mogą stanowić o sukcesie współpracy w ramach mentoringu.      

W związku z powyższym, w systemie przewidziano następujące grupy użytkowników:

Redaktor Naczelny – użytkownik merytoryczny zarządzający modułem mentoringu. Ma on do dyspozycji funkcje

1. Nadawania wybranym osobom roli „mentora”

2. uzupełnianie informacji o mentorze

3. wgląd do rekordów mentoringu i możliwość edycji wszystkich zapisanych w bazie danych rekordów mentoringu.

4. Zawieszanie (czasowe) i wycofywanie „mentorowi” roli mentora.

5. Funkcje kontrolne związane z mentoringiem, możliwość aktualizacji i zmian w rekordach współpracy;

6. Generowanie raportów związanych z działalnością mentorów, ich efektywnością, itp.

Mentor – pracownik Politechniki Warszawskiej, posiadający profil w Bazie Wiedzy, zgłoszony do Programu Mentoringu Projektowego Uczelni, deklarujący chęć objęcia opieką mentorską innych pracowników Uczelni. W module Mentoringu Mentor może obsługiwać zgłoszone do niego propozycje współpracy mentoringu, zgłaszane przez osobę potrzebującą wsparcia (akceptację współpracy, odrzucenie, ocenę współpracy z „mentorowanym”).

Mentorowany – pracownik lub doktorant Politechniki Warszawskiej, posiadający profil w Bazie Wiedzy, poszukujący mentora celem uzyskania wsparcia w realizacji projektu lub w staraniach o uzyskanie zewnętrznego finansowania dla projektu. W UBW mentorowany ma następujące funkcje

1. Przeglądanie i wyszukiwanie mentorów

2. tworzenie rekordu „współpracy” i uzupełnianie o informację dot. wniosku i ewentualnie projektu

3. opiniowanie usługi mentoringu