W trakcie wprowadzania danych (czy to metadanych bibliograficznych, czy też danych badawczych) często zachodzi potrzeba zdeponowania plików: w pierwszym przypadku - plików publikacji, w drugim - plików danych badawczych.
Zasada ogólna jest taka, że o ile redaktor może wyręczyć autora w zdeponowaniu pliku, o tyle autor sam powinien zadeklarować licencję, na jakiej deponuje plik. Jeżeli autor zainicjował deponowanie pliku, obowiązkiem redaktora jest zweryfikowanie, czy wybrana przez autora licencja jest zdefiniowana poprawnie. Jeżeli nie ma wątpliwości redaktor “zatwierdza” proces deponowania. Jeżeli nie, komunikuje się z autorem i wyjaśnia wątpliwości. Po ich wyjaśnieniu zatwierdza depozyt.
Jeżeli deponowanie jest inicjowane po stronie redaktora, flaga zatwierdzenia (przez domniemanie ustawiona na “zatwierdzone”) może pozostać w tym stanie, jeżeli widać na publikacji, że jest wydana na licencji otwartej. W przeciwnym razie redaktor nie definiuje licencji i pozostawia publikację “niezatwierdzoną”.
Szczegóły dotyczące deponowania plików przez redaktora są omówione w Podręczniku Redaktora (Dołączanie plików (formaty, licencje)). Praktyczny pokaz jest przedstawiony w poniższej prezentacji multimedialnej.