Instrukcja hurtowego importowania autorów

Hurtowy import autorów jest przydatny w przypadku, gdy chcemy zaimportować większą liczbę rekordów do systemu bez potrzeby ręcznego wypełniania formularza dodawania nowego rekordu.

W tym celu należy wygenerować pojedynczy plik XML o schemacie zgodnym z polami przedstawionymi w pliku XSD. W poniższej instrukcji zawarto niezbędne informacje jak utworzyć takowy plik a następnie wgrać go do systemu.

Wygenerowanie pliku XML zgodnego z Omegą może zostać przeprowadzone w dowolnym języku programowania lub technologii.

Generowanie pliku XML

Główny schemat typu author wygląda następująco (ograniczony do podstawowych pól przydatnych przy imporcie):

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
<schema xmlns="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" targetNamespace="http://ii.pw.edu.pl/lib" xmlns:jaxb="http://java.sun.com/xml/ns/jaxb" jaxb:version="2.1" xmlns:tns="http://ii.pw.edu.pl/lib" xmlns:fw="http://ii.pw.edu.pl/lib/framework" jaxb:extensionBindingPrefixes="fw" xmlns:xjc="http://java.sun.com/xml/ns/jaxb/xjc">
    <include schemaLocation="affiliation.xsd" />
    <include schemaLocation="authorprofile.xsd" />
    <include schemaLocation="term.xsd" />
    <include schemaLocation="field.xsd" />
    <include schemaLocation="authordiscipline.xsd"/> 

    <complexType name="author">
        <element name="id" type="ID"></element>
        <element name="recordStatus" minOccurs="0" default="completed">
            <simpleType>
                <restriction base="string">
                    <enumeration value="partial"></enumeration>
                    <enumeration value="completed"></enumeration>
                    <enumeration value="verified"></enumeration>
                </restriction>
            </simpleType>
        </element>
        <element name="active" type="boolean" />
        <element name="status" fw:required="true" default="ZEWNETRZNY">
            <simpleType>
                <restriction base="string">
                    <enumeration value="PRACOWNIK"></enumeration>
                    <enumeration value="DOKTORANT"></enumeration>
                    <enumeration value="PRACOWNIK-DOKTORANT"></enumeration>
                    <enumeration value="DYPLOMANT"></enumeration>
                    <enumeration value="EMERYT"></enumeration>
                    <enumeration value="GOSC"></enumeration>
                    <enumeration value="ZEWNETRZNY"></enumeration>
                    <enumeration value="NIEZYJACY"></enumeration>
                </restriction>
            </simpleType>
        </element>
        <element name="belonging2N" type="boolean" />
        <element name="name" type="string" fw:defaultFormatter="true" fw:required="true">
            <simpleType>
                <restriction base="string">
                    <minLength value="2"></minLength>
                    <maxLength value="1024"></maxLength>
                </restriction>
            </simpleType>
        </element>
        <element name="surname" type="string" fw:defaultFormatter="true" fw:required="true">
            <annotation>
                <appinfo>
                    <fw:unique required="false" />
                </appinfo>
            </annotation>
            <simpleType>
                <restriction base="string">
                    <minLength value="2"></minLength>
                    <maxLength value="1024"></maxLength>
                </restriction>
            </simpleType>
        </element>
        <element name="otherName" type="string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded" />
        <element name="email" type="string">
            <annotation>
                <appinfo>
                    <fw:unique required="true" />
                </appinfo>
            </annotation>
            <simpleType>
                <restriction base="string">
                    <pattern value="^[A-Za-z0-9!#$%'*-/=?^_`{|}~\+]+(\.[A-Za-z0-9!#$%'*-/=?^_`{|}~\+]+)*@[A-Za-z0-9!#$%'*-/=?^_`{|}~\+]+(\.[A-Za-z0-9!#$%'*-/=?^_`{|}~\+]+)*(\.[A-Za-z]{2,})$" id="email"></pattern>
                </restriction>
            </simpleType>
        </element>
        <element name="otherEmail" type="string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"></element>
        <element ref="tns:affiliation" fw:defaultFormatter="true" tns:editable="false"></element>
        <element type="tns:authordiscipline" name="activityDiscipline" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded" tns:suggest="false" />
        <element type="tns:term" name="staffGroup" tns:editable="false" />
        <element ref="tns:authorprofile" fw:defaultFormatter="true" tns:selectable="false">
            <annotation>
                <appinfo>
                    <fw:maxNest value="1" />
                </appinfo>
            </annotation>
        </element>
        <element ref="tns:field" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"></element>

    </complexType>

    <element name="author" type="tns:author"></element>
</schema>

Należy zadbać o wypełnienie pól dla których atrybut required jest true.

Szczegółowe informacje o dostępnych polach w typie author

Pole	Opis	Przykładowa wartość

Pole	Opis	Przykładowa wartość
id	Wymagane do aktualizacji istniejących rekordów - dla nowych system automatycznie generuje. W przypadku autorów można wygenerować ID jako konkatenacja akronimu instytucji + ID z systemu kadrowego.	UAM0123456789
recordStatus	Ustala kompletność rekordu - domyślnie jest kompletny, jeśli brakuje pewnych danych na etapie importu można ustawić wartość partial.	completed
active	Czy autor ma się pokazywać w wyszukiwarce pracowników Omegi (wersja publiczna)	false
status	Aktualny status (status zatrudnienia) autora. Wartość ze słownika dostępnego w schemacie.	ZEWNETRZNY
belonging2N	Czy autor jest zaliczany do N	true
name	Imię (imiona) autora	Jan Amadeusz
surname	Nazwisko autora	Nowak
otherName	Inne formy imienia i nazwiska autora (opcjonalne, powtarzalne)	Jan Inny
email	Adres email autora	author@example.com
otherEmail	Inne adresy email autora (opcjonalne, powtarzalne)	author@exemplary.com
affiliation	Aktualna przypisana jednostka zatrudnienia autora (złożony obiekt typu affiliation). Należy podać wartość accronymPL jako ID rekordu afiilacji po którym system automatycznie dopasuje poprawny rekord podczas importu. Afiliacja musi wcześniej być zarejestrowana w Omedze w słowniku jednostek.	<affiliation><accronymPL>PW</accronymPL> </affiliation>
activityDiscipline	Dyscypliny 2.0 autora wraz z procentami - obiekt złożony, powtarzalny typu authordiscipline. Dla pracowników naukowych niezbędny. Dyscyplina to numer z klasyfikacji rozszerzonej OECDX.	<activityDiscipline> <discipline> <systemName>6.2</systemName></discipline> <activityPercentage>100</activityPercentage> </activityDiscipline>
staffGroup	Grupa zatrudnienia pracownika - obiekt dynamicznego słownika typu term. Podobnie jak w przypadku afiliacji wystarczy podać zagnieżdzony identyfikator - systemName. W zależności od instytucji grupy zatrudnienia mogą być różne.	<staffGroup> <systemName>LEKARZ</systemName> </staffGroup>
authorprofile	Złożony obiekt z dodatkowym opisem autora jako pracownika uczelni.	Opis z przykładami poniżej
field	Dodatkowe pola typu klucz wartość opisujące autora. Prosty obiekt złożony typu field, powtarzalny.	<field> <key>GENDER</key> <value>M</value> </field>

Szczegółowe informacje o dostępnych polach w typie authorprofile

Należy pamiętać, że obiekt typu authorprofile nie może być samodzielnym rekordem i zawsze musi być włączony w rekord typu author.

Pole	Opis	Przykładowa wartość

Pole	Opis	Przykładowa wartość
pesel	Nr PESEL danej osoby o długości 11 znaków	00000000000
birthDate	Data urodzenia	01-01-1980
extid	Lista identyfikatorów pracownika w systemach zewnętrznych. Pole złożone typu Termfield, powtarzalne. Typ pola musi być wcześniej zarejestrowany w Omedze. Aktualnie dostępne są typy o systemName równym: ScopusId ORCID personnalPSB	<extid> <value>ID_ZEWN</value> <idtype> <systemName> ORCID </systemName> </idtype> </extid>
possitionPL	Nazwa stanowiska autora w języku polskim	Adiunkt
possitionEN	Nazwa stanowiska autora w języku angielskim	Assistant Professor
prefixPL	Tytuł autora w formie przedrostka w języku polskim.	mgr inż.
prefixEN	Tytuł autora w formie przedrostka w języku angielskim.	PhD
phone	Nr telefonu autora (publiczny - który może być umieszczony na stronie publicznej Omegi)	000-000-000
descriptionPL	Bio autora w języku polski	Tekst bio autora.
descriptionEN	Bio autora w języku angielskim	Author bio text.
supervisor	Opiekun naukowy autora (przydatne dla doktorantów) - obiekt opiekuna powinien wcześniej istnieć w systemie.	<supervisor> <id>UAM0123456789</id> </supervisor>
language	Języki komunikacji, którymi autor się posługuje.	<language> <code>pl</code> </language>

Import w Omedze

Po zalogowaniu się w serwisie Omegowym należy rozwinąć panel redaktora i znaleźć Funkcję pomocniczą o nazwie Import (ostatnia na panelu).

Na ekranie importowania należy wybrać przycisk Prześlij plik XML i tym samym wgrać uprzednio wygenerowany. System będzie informował na bieżąco o postępie procesu importowania.

Po zaimportowaniu autorów można wejść w moduł Autorzy i pracownicy w Funkcjach pomocniczych i przefiltrować listę po dacie utworzenia aby łatwiej odnaleźć właśnie zaimportowane rekordy do systemu.