Informacje ogólne o katalogu aparatury

Cele modułu

Cel Uczelnianego Katalogu Aparatury jest poczwórny:

1. z jednej strony celem jest stworzenie naukowcom możliwości

   1. wyszukania aparatury potrzebnej do realizacji swoich celów badawczych,

   2. stworzenie kanalów informacyjnych pozwalających organizować współpracę pomiędzy zespołami władającymi aparaturą i doświadczeniem w jej użytkowaniu, a zespołami, które takiej aparatury potrzebują do realizacji swoich badań

2. z drugiej strony celem katalogu jest stworzenie kadrze kierowniczej narzędzi pozwalających śledzić wykorzystanie aparatury na uczelni i racjonalnie planować zakupy drogiego sprzętu, zgodnie z potrzebami uczelni i strategią rozwoju badań.

3. ponadto ważnym zadaniem katalogu jest upowszechnienie wiedzy o zasobach uczelni i możliwościach prowadzenia badań dla otoczenia zewnętrznego:

   1. rozwój współpracy naukowej z innymi uczelniami,

   2. rozwój usług dla biznesu, oraz współpracy z przemysłem.

4. Wmocnienie wizerunku Politechniki jako nowoczesnej Uczelni badawczej, zorientowanej na współpracę z otoczeniem akademickim i biznesowym.

Wdrożony moduł umożliwia gromadzenie informacji o dostępnej aparaturze i usługach z nią związanych (funkcje katalogu), ponadto pozwala zarządzać usługami badawczymi związanymi z wykorzystaniem aparatury.

Założenia

Przy realizacji katalogu przyjęto następujące założenia:

Założenie 1

1. Przyjęto, że istnieje osoba „zarządzająca” katalogiem oraz zespołem wydziałowych specjalistów d/s aparatury;

2. Na każdym wydziale jest co najmniej jeden specjalista d/s aparatury, odpowiedzialny za kompletność danych dotyczących aparatury na wydziale oraz jakośc danych dotyczących ofert i usług związanych z aparaturą

3. Specjalista “zarządza” zespołem osób odpowiedzialnych za konkretny sprzęt w laboratoriach, indstytutach, katedrach, zakładach i/lub zespołach badawczych

4. Osoba odpowiedzialna za konkretny sprzęt dba o odpowiedni opis techniczny sprzętu, ofertę usług związanych ze sprzętem oraz kontakty z naukowcami zainteresowanymi zastosowaniem sprzętu w swoich badaniach

5. Każdy niezalogowany użytkownik może przeszukać katalog w widoku publicznym; zakres dostępnych informacji w widoku publicznym ma charakter promocji aparatury oraz usług z nią związanych, z podkreśleniem usług dostępnych dla otoczenia zewnętrznego, w tym dla potencjalnych partnerów akademickich do projektów oraz dla biznesu

6. Każdy zalogowany użytkownik może przeszukać katalog w poszerzonym widoku publicznym i ewentualnie zgłosić zapotrzebowanie na przeprowadzenie badań z wykorzystaniem wskazanej aparatury;

7. Osoba odpowiedzialna za konkretny sprzęt otrzymująca zgłoszenie może zapoznać się ze szczegółami i może je zaakceptować lub odrzucić. W przypadku odrzucenia oferty powinien podać uzasadnienie;

8. Zapotrzebowanie na sprzęt i ewentualnie wsparcie w badaniach powinno być rejestrowane w UBW jako rekord (rekord zapotrzenbowania); Rekord usługi powinien zawierać wszystkie informacje o wykorzystaniu sprzętu, celu prowadzonych badań (link do projektu), ewentualnej współpracy zespołów zamawiającego i realizującego usługę.

Założenie 2

Ponieważ przewiduje się powszechny dostęp do katalogu, przyjęto założenie, że komunikacja wszystkich użytkowników powinna być bardzo prosta i intuicyjna.   Dlatego moduł Katalogu powinien być zrealizowany w taki sposób, aby interfejs wszystkich nowych funkcjonalności dla wszystkich użytkowników nie odbiegał od standardów interfejsu Bazy Wiedzy.  

Założenie 3

Funkcjonalności Katalogu powinny być powiązane z innymi istniejącymi modułami. W szczególności przyjęto, że fakt realizacji usługi na potrzeby konkretnego projektu jest rejestrowany w UBW i w zależności od woli zleceniodawcy jest upubliczniany. Ponieważ projekty są obsługiwane przez Centrum Obsługi Projektów (COP), informacja o projektach powinna być pokazywana w widoku aparatury jako przykłąd wykorzystania sprzętu. 

Aktorzy systemu

W związku z powyższym, w systemie przewidziano następujące grupy użytkowników:

Menadżer Katalogu – użytkownik merytoryczny zarządzający modułem katalogu. Ma on do dyspozycji funkcje

1. Nadawania wybranym osobom roli „redaktora wydziałowego d/s aparatury”

2. Nadawanie wybranym osobom roli osoby odpowiedzialnej za sprzęt - osoba ta ma możliwość wprowadzania i modyfikowania danych o sprzęcie

3. wgląd do rekordów aparatury i możliwość edycji wszystkich zapisanych tam informacji (zalecane po konsultacji z osobą odpowiedzialną za sprzęt)

4. wgląd do rekordów usług i możliwość edycji wszystkich zapisanych w bazie danych rekordów usług.

5. Zawieszanie (czasowe) i wycofywanie użytkownikom ról specjalisty oraz osoby odpowiedzialnej.

6. Funkcje kontrolne związane z usługami, możliwość aktualizacji i zmian w rekordach usług;

7. Generowanie raportów związanych z wykorzystaniem aparatury.

Por. Funkcje Menadżera Uczelnianego Katalogu Aparatury

Redaktor Wydziałowy d/s aparatury – pracownik Politechniki Warszawskiej, posiadający profil w Bazie Wiedzy, odpowiedzialny za pracę osob odpowiedzialnych za sprzęt na wydziale. Użytkownik ten odpowiada za przeszkolenie pracownków na wydziale oraz za jakość wprowadzanych danych. Ma też uprawnienia nadawania roli opiekuna sprzętu na wydziale. Ponadto ma dostęp do statystyk wykorzystania sprzętu.

Osoba odpowiedzialna za aparaturę – pracownik Politechniki Warszawskiej, posiadający profil w Bazie Wiedzy, zgłoszony jako kontakt do obsługi zapotrzebowań na wykorzystanie sprzętu. Użytkownik ten może obsługiwać zgłoszone do niego zgłoszenia zapotrzebowania na sprzęt (akceptację zgłoszenia, odrzucenie, zakończenie usługi).

Użytkownik zgłaszający zapotrzebowanie – pracownik lub doktorant Politechniki Warszawskiej, posiadający profil w Bazie Wiedzy, poszukujący sprzętu i ewentualnie wsparcia celem realizacji badań w ramach projektu lub na ptrzeby prac własnych. W UBW użytkownik ma następujące funkcje

1. Przeglądanie i wyszukiwanie sprzętu w katalogu

2. tworzenie rekordu zatrzebowania

3. zamknięcie usługi

Dodatkowa informacja jest zaprezentowana w prezentacji poniżej