Wymagania i rekomendacje organizacyjne

Deponowanie danych badawczych

Jednym z ważniejszych wymagań organizacyjnych jest zrealizowanie założenia, że dane badawcze są wprowadzane samodzielnie przez naukowców pragnących zdeponować swoje dane. Ponieważ proces wprowadzania danych nie jest prosty i wymaga określonej wiedzy, zakłąda się, że uczelnia wdrażająca moduł organizuje specjalną służbę wspierającą wprowadzanie danych przez naukowców. W systemie przewidziano następujące role: 

1. rolę menedżera repozytorium 

2. rolę data-stewardów – są to osoby wspierające naukowców w procesie wprowadzania danych.

W repozytorium można zdeponować dane: 

1. z projektów krajowych i międzynarodowych pozyskanych przez Uczelnię – zachodzi konieczność powiązania danych z odpowiednim projektem i publikacją (jeżeli powstała) 

2. z projektów krajowych i międzynarodowych niepozyskanych przez PW, ale pracownik jest np. wykonawcą grantu – stworzono możliwość dodania informacji o źródle finansowania w odpowiednim polu;

3. powstałe z grantów wewnętrznych (tj. uczelnianych, np. IDUB; środki wydziałowe itd.). stworzono możliwość dodania tej informacji w odpowiednim polu o źródle finansowania

Rolą Uczelnianej BW jest gromadzenie możliwie kompletnej informacji o dorobku naukowców Uczelni, dlatego zakłada się, że oprócz deponowanych danych w repozytorium gromadzone są także metadane o danych badawczych zdeponowanych poza UBW (rekordy referencyjne).

Stałe identyfikatory

Istotnym wymaganiem jest możliwość identyfikowania danych badawczych. Najważniejszym identyfikatorem globalnym jest DOI (Digital Object Identifier). Warunek Findability w warunkach FAIR narzuca konieczność wdrożenia możliwości nadawania DOI. Możliwość nadawania DOI wymaga „wykupienia” określonej usługi. Zaimplementowano w tym względzie interoperatywność z organizacją DataCite. Przyjmuje się, że Uczelnia wdroży określone procedury związane z zakupami numerów DOI oraz nadawaniem identyfikatorów danym badawczym.

Dokumenty związane z działaniem Repozytorium danych badawczych

Należy opracować regulamin wyjaśniający naukowcom Uczelni dokładnie cele repozytorium i sposoby deponowania, a także zgłaszanie potrzeb w zakresie konsultacji pomocy.

Podsumowując, rekomenduje się następujące działania zespołu wdrażającego

Cykl deponowania danych

W systemie przewidziany jest następujący cykl deponowania danych lub ich kolejnych wersji:

1. Rekord: Zainicjowanie i edycja rekordu (naukowiec) – może być realizowane wyłącznie przez naukowca z własnej inicjatywy.

2. Wersja: Zainicjowanie i edycja wersji (naukowiec) - j.w.

Zarówno (1) jak i (2) może się odbywać w kilku etapach - rekord/wersja jest w fazie wprowadzania metadanych, plików danych i edycji. Sekwencja zdarzeń z tym związanych jest następująca: 

1. Po rozpoczęciu procesu edytowania metadanych przez naukowca system automatycznie zawiadamia osobę odpowiedzialną za koordynowanie wsparcia (rola researchdatacoordinator);

2. Koordynator przypisuje do rozpoczętego rekordu stewarda przypisanego do jednostki naukowca (wprowadza go do metadanych);

3. W przypadku braku aktywności Naukowca po upływie 10 dni roboczych system automatycznie powiadamia stewarda i kieruje zapytania/ponaglenia do Naukowca. Po kolejnych 10 dniach roboczych bezczynności system powiadamia Menadżera Repozytorium Danych Badawczych. Następuje ustalenie z Naukowcem przyczyn wstrzymania prac i jest podjęta decyzja o pozostawieniu rozpoczętego rekordu lub jego usunięciu.

Zgłoszenie nowego edytora (naukowiec, właściciel rekordu) – autor może wskazać innego użytkownika UBW i nadać mu prawa do edycji danego rekordu/wersji danych badawczych. Przyznanie praw edycji innemu użytkownikowi jest możliwe jedynie w przypadku, gdy nowy edytor jest wymieniony na liście autorów jako współautor deponowanych danych. Krok ten powoduje, że jedynie nowy edytor ma dostęp do funkcji edytowania rekordu, a dotychczasowy edytor traci dostęp do edycji. 

Zarządzanie plikami danych badawczych (naukowiec) - pliki mozna wprowadzać z formularza wprowadzania metadanych, można też je wprowadzać i nimi zarządzać w kolejnej fazie, tj po zapamiętaniu metadanych. W obu przypadkach może zbiorowo załadować wiele plików i zbiorowo zdefiniować ich właśności (dostępność) i licencje. W przypadku drugim wygodniejsy jest widok i możliwość definiowania własności, dlatego ten drugi przypadek jest zalecany, gdy plików jest bardzo dużo.

Zgłoszenie zapytania / prośba do stewarda o pomoc (naukowiec) – naukowiec w dowolnym momencie może wysłać e-mail z zapytaniem do stewarda. 

Zamknięcie fazy edycji i zgłoszenie prośby o weryfikację (naukowiec) – naukowiec może zgłosić zamknięcie fazy edycji rekordu i wysyła e-mail do stewarda i/lub redaktora z prośba o weryfikację i zatwierdzenie. 

Weryfikacja rekordu (data steward) – steward weryfikuje rekord. W efekcie podejmuje jedną z decyzji: 

Opublikowanie danych - stweward stwierdza poprawność rekordu, nadaje DOI (opcjonalnie) – rekord ma nadany status trwałości;

Wycofanie  po poprawy - w przypadku błędów data steward wysyła listę postulatów do naukowca do uzupełnienia danych – rekord nie ma statusu trwałości i może być edytowany lub usunięty