Opracowanie rekordu aparatury w Uczelnianym Katalogu Sprzętu

Zmiany w Katalogu Sprzętu obejmują dwa przypadki

Pojawienie się nowego sprzętu, za który odpowiada użytkownik odpowiedzialny za sprzęt
Uzupełnienie w UBW niekompletnego rekordu aparatury, już istniejącego w bazie
Dokupienie wyposażenia dodatkowego do istniejącego sprzętu
Dokupienie nowej aparatury do zestawu

Pojawienie się nowego sprzętu,

Z pojawieniem się nowego sprzętu, nad którym opiekę ma sprawować odpowiedzialny za sprzęt, pojawia się konieczność wprowadzenia nowego rekordu opisującego aparaturę. Ogólne zasady wprowadzania nowych rekordów są przedstawione w sekcji Wprowadzanie i modyfikacja danych

Pole na formularzu	Wyjaśnienie
Zakładka Dane podstawowe
Status rekordu	por. Wprowadzanie i modyfikacja danych
Typ podstawowy	Są tu dwie możliwości: Zaznaczamy wartość `aparatura badawcza i pomocnicza` jeżeli rekord opisuje aparaturę Zaznaczamy wartość `środowisko obliczeniowe` jeżeli opisujemy środowisko komputerowe
Kategoria podstawowa	zazwyczaj mamy do czynienia z kategorią Aparatura badawcza. Jeżeli jednak sprzęt nie służy przede wszystkim badaniom a jedynie stanowi narzędzie technologiczne do tworzenia nowych wartości zaznaczamy drugą opcję
zestaw aparaturowy	Zaznaczamy jedynie wówczas, gdy opisujemy zestaw składający się z kilku urządzeń (zestaw laserów, zestaw czujników pomiarowych). Zastosowanie: Jeżeli przedmotem oferty usługi jest częściej cały zestaw zaznaczamy ten checkbox. Jeżeli zastosowany jest ten checkbox, po zapamiętaniu rekordu “zestawu” należy opisać istniejące składowe aparatury jako oddzielne rekordy i podłączyć je do tekordu nadrzędnego typu zestaw (por. pola `Element zestawu aparaturowego` i `powiązany zestaw aparaturowy`). Jeżeli w trakcie użytkowania pojawią się nowe elementy zestawu, należy je wprowadzić do bazy danych i podłączyć do zestawu (por. pola `Element zestawu aparaturowego` i `powiązany zestaw aparaturowy`).
Nazwa urządzenia w języku polskim	Nazwa urządzenia w języku polskim wzięta z katalogu producenta lub przetłumaczona (pole obowiązkowe)
Nazwa urządzenia w języku angielskim	Nazwa urządzenia w języku angielskim wzięta z katalogu producenta lub przetłumaczona (pole obowiązkowe)
Popularne formy nazwy	zaleca się wprowadzić popularne formy nazwy urządzenia w każdym języku (PL i EN) w celu poprawienia funkcjonalności wyszukiwania
Producent	nazwa producenta
Model	Należy unikać wprowadzanie modelu w tytule aparatury. Model powinien być wprowadzony do tego pola
Zespół badawczy	Pole opcjonalne - wybieramy zespół z listy w przypadku gdy urządzenie jest we władaniu zespołu badawczego zarejestrowanego w UBW. Wypełnienie pola skutkuje pojawieniem się opisu aparatury w profilu zespołu badawczego.
Jednostka władająca	Jeżeli nie mozna określić zespołu, należy określić jednostkę władającą (zwykle instytut, zakład, katedra)
Jednostka odpowiedzialna	Zazwyczaj wydział
Menadżer/opiekun	Osoba odpowiedzialna merytorycznie za sprzęt i prowadzone na nim badania
Osoba do kontaktu	osoba odpowiedzialna za kontakty z potencjalnymi użytkownikami
dane adresowe	jeżeli dane adresowe różnią się od danych adresowych zespołu badawczego lub (jeżeli brak) zespołu władającego należy wprowadzić adres pomieszczenia gdzie znajduje się sprzęt Przykład:
Zakładka Opisy
Opis skrócony PL (edytor tekstu)	Pole nieobowiązkowe, ok. 200 znaków. Jeżeli brak pola system wytnie ok. 200 znaków z opisu pełnego
Opis skrócony EN (edytor tekstu)	j.w
Opis pełny urządzenia PL	Opis powinien być w miarę wyczerpujący
Opis pełny urządzenia EN	j.w
Specyfikacja techniczna PL	Dokładny opis w języku polskim. Należy wykorzystać możliwości formatowania edytora
Specyfikacja techniczna EN	Dokładny opis w języku angielskim. Należy wykorzystać możliwości formatowania edytora. Można skorzystać z tłumaczenia za pomocą DeepL lub Google, ale potem należy zweryfikować tłumaczenie, ewentualnie poprawić.
Wyposażenie dodatkowe	Jest to pole powtarzalne złożone. Należy opisać dodatkowe elementy wyposażenia, szczególnie wówczas jeżeli ma to wpływ na możliwości prowadzenia badań.
Oferta wykorzystania urządzenia PL	Tekst sformatowany w języku polskim przedstawiający w sposób wyczerujący ofertę wykorzystania sprzętu ofertę preprowadzenia konsultacji w zakresie obsługi aparatury współpracy w prowadzeniu wspólnych badań
Oferta wykorzystania urządzenia EN	Tekst sformatowany w języku angielskim przedstawiający w sposób wyczerujący ofertę wykorzystania sprzętu ofertę preprowadzenia konsultacji w zakresie obsługi aparatury współpracy w prowadzeniu wspólnych badań
Zakres wykorzystanie	Flaga wykorzystanie na zewnątrz/wewnętrzne
Embargo na wykorzystanie na zewnątrz	Jeżeli są ograniczenia wykorzystania sprzętu (zakup do użytku wewnętrznego), ale jest określony okres do kiedy ograniczenie obowiązuje, należy wprowadzić datę do kiedy obowiązuje to ograniczenie
Słowa kluczowe PL	Słowa kluczowe w języku PL wskazujące na zakres zastosowań, technologię, cechy charakterystyczne aparatury, itp
Słowa kluczowe EN	Słowa kluczowe w języku EN wskazujące na zakres zastosowań, technologię, cechy charakterystyczne aparatury, itp
URL do dokumentacji	Jeżeli jest publicznie dostępna w sieci dokumentacja, można podac do niej link. Jeżeli dokumentacja nie jest dostępna publicznie ale jest dostępna dla pracowników PW można ją umieścić w intranecie (np. w systemie Sharepoint PW), taki link można podać (będzie dostępny wyłącznie dla pracowników PW
Zakładka Powiązania
Element zestawu aparaturowego	Checkbox - należy zaznaczyć jeżeli opisywana aparatura jest częścią większego zestawu aparaturowego Uwaga: Zanim będą wprowadzane elementy zestawu aparaturowego należy najpierw wprowadzić rekord opisujący zestaw
Powiązany zestaw aparaturowy	To pole pojawia się jedynie wówczas, gdy zaznaczony jest checkbox `Element zestawu aparaturowego` Należy wybrać z listy rekord opisujący zestaw w którym dany rekord jest elementem.
Zasoby multimediów	można połączyć istniejące w bazie danych rekordy typu Muiltimedia, np. opisujące filmy na YouTube, podręczniki, prezentacje (por. Multimedia )
Zdjęcia	można dodać do rekordu kilka zdjęć - będą one wyświetlane w formie galerii, np. jak poniżej Pierwsze zdjęcie z galerii będzie też pokazywane w snipecie (krótkim opisie na liście wyników wyszukiwania, np. jak niżej
Inne pliki	Mozna dołączyć do rekordu dodatkowe pliki, które uznamy za ważne dla pełnej prezentacji aparatury.
URL do multimediów	Jeżeli są w internecie materiały multmedialne, których nie ma w bazie wiedzy, można podać linki do tych materiałów.

Uzupełnienie niekompletnego rekordu aparatury

W UBW mogą istnieć niekompletne rekordy aparatury (lub środowiska obliczeniowego) - może to wynikać z wstępnego załadowania danych z systemu SAP, lub przeniesienia ze stron wydziałów, wydziałowych plików excelowych, itp. W takim przypadku należy rozpocząć prace od próby wyszukania rekordu aparatury. Można to zrealizować przez szukanie

po numerze SAP
po nazwie
po ograniczeniu wyników do określonego wydziału
po nazwisku osoby odpowiedzialnej i/lub osoby do kontaktu

Po odnalezieniu właściwego rekordu należy wybrać dany rekord do edycji (por. ) i wypełnić brakujące pola zwracając uwagę na pola zaznaczone w tabeli tłustym drukiem.

Dokupienie wyposażenia dodatkowego do istniejącego sprzętu

W przypadku dokupienia wyposażenia dodatkowego należy:

wyszukać rekordu aparatury do której dokupiono wyposażenie - można szukać po atrybutach jak wyżej
Po odnalezieniu właściwego rekordu należy wybrać dany rekord do edycji (por. ) i wypełnić pole Wyposażenie dodatkowe (por. Tabela powyżej)

Dokupienie nowej aparatury do zestawu

W przypadku dokupienia nowej aparatury do zestawu należy:

Wprowadzić nowy rekord aparatury
W zakładce Powiązania zaznaczyć checkbox Element zestawu aparaturowego
Pojawi się pole Powiązany zestaw aparaturowy - w polu tym wyszukać opis rekordu nadrzędnego (rekordu opisującego zestaw) i połączyć z nowym rekordem
Jeżeli na liście podpiwiedzi nie znajdujemy rekordu nadrzędnego, należy zapamiętać rekord bieżący i poszukać rekord opisujący zestaw, do którego planujemy dołączyć nową aparaturę.
po wyszukaniu zestawu nalezy wejść w edycję zestawu i zaznaczyć checkbox Zestaw aparaturowy