Synchronizacja udziałów po stronie PBN z udziałami w bazie wiedzy
Istotnym elementem poprawnego wyliczenia ostatecznego dorobku uczelni w danej dyscyplinie jest możliwość zweryfikowania i ewentualnego skorygowania zawartości bazy danych w PBN pod kątem tego co było wysyłane do PBN i co powinno się tam znaleźć. Dlatego w bazie wiedzy stworzone zostały narzędzia kontroli zgodności zawartości baz danych PBN i bazy wiedzy. wyróżnić tu należ następujące przypadki:
z różnych względów w bazie wiedzy mogą występować duplikaty publikacji, w których pojawiają się udziały pracowników naszej uczelni;
istnieją w bazie PBN takie publikacje (wraz udziałami naszych pracowników), których nie ma w bazie wiedzy
jest niezgodność oświadczeń dla wybranych publikacji pomiędzy PBN i Bazą Wiedzy.
Rozważmy dokładniej te 3 przypadki.
Ad 1 Duplikaty
Duplikaty mogą się pojawić w bazie wiedzy w wielu różnych przypadkach, np. został przesłany rekord publikacji do PBN wraz z oświadczeniami, a następnie zmieniona została jego kategoria ewaluacyjna, usunięto ręcznie połączenie z PBN i nastąpiło ponowne przesłanie. Inny przypadek, to przesłanie rekordu raz z DOI, apotem powtórnie rekord został przesłany bez DOI (również po uprzednim usunięciu linku z PBN). I wreszcie, ręcznie zostały wprowadzone do PBN dwa rekordy dotyczące tej samej publikacji (w bazi wiedzy nie ma żadnej informacji na ten temat).
Ad 2 Rekordy w PBN bez powiązań z Bazą Wiedzy
Ten przypadek jest ogólniejszy - bazie PBN mogą pojawić się nie tylko duplikaty, ale takze rekordy, które nie mają powiązań z Bazą Wiedzy. Oznacza to, że oświadczenia w tych rekordach niekoniecznie muszą być planowane do przekazania do ewaluacji. Dlatego takie przypadki powinny być zweryfikowane, a ewentualne udziały usunięte.
Ad 3 Niezgodność oświadczeń pomiędzy PBN i Bazą Wiedzy
W tym przypadku wykrywane są takie sytuacje, w których inne są oświadczenia po stronie PBN, a inne po stronie Bazy Wiedzy; mogą to być zmiany w oświadczeniach po stronie Bazy Wiedzy, które nie zostały uwzględnione w PBN, czy też błędów działania systemu (po którejkolwiek stronie). Mogło się też zdarzyć, że ktoś ręcznie usunął oświadczenie po stronie PBN, powodując niezgodność z tym co jest w Bazie Wiedzy. Dlatego szczególnie w ostatniej fazie procesu ewaluacji należy kontrolować zgodność oświadczeń w obu bazach.
Poniżej przedstawione są kroki, jakie trzeba wykonać aby zweryfikować niespójności